TRIP CONSULTANT

Prosedur Wajib dalam ISO 14001:2004

2011-09-04T02:26:00.000+07:00

Dalam rangkaian postingan tentang ISO 14001:2004 saya sempatmenjanjikan tentang prosedur2 yang wajib ada dalam menjalankan Sistem ManajemenLingkungan ISO 14001:2004. Sebenarnya bagaimana sih cara menentukan apakahprosedur tersebut wajib atau tidak dalam ISO 14001?? Caranya sebenarnya sederhana kita hanyamemerlukan standar ISO 14001:2004 dan membacanya dengan seksama dalam temposesingkat2nya. Halaahhh knapa kayak teks proklamasi?? Hihihihi ;-D Klo lompunya standarnya, ambil sendiri yah di pojok kanan bawah blog ini, setelahdonlot baru dilanjutkan bacaannya ;-)

Yuk kita lihat standarnya, langsung aja masuk ke bagian 4. Persyaratan Sistem Manajemen. Kitaakan langsung ambil contoh dari persyaratan yang ada. Dibagian 4.1 dan 4.2tidak ada kewajiban membuat prosedur tetapi ada kewajiban untuk membuatbeberapa hal terkait dengan sistem. Kita ambil contoh 4.1 Persyaratan Umum ; disitu tertulis

Organisasi harus menetapkan dan mendokumentasikan lingkupsistem manajemen lingkungannya

Dalam pengertian ini disebutkan bahwa lingkup sistem manajemen lingkungan harus di tetapkan dan didokumentasikan. Untuk itu pernyataanuntuk menetapkan ruang lingkup sistemharus di tulis atau di dokumentasikanuntuk membuktikan bahwa kita telah menerapkan sistem manajemen lingkungan ISO14001:2004 di dalam perusahaan.

Sekarang kita lihat pada bagian 4.3.1 Aspek lingkungan tertulis :

Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memeliharaprosedur untuk:.....

Ada tulisan “prosedur”nya kan?? Berarti ada kewajiban bagi anda untuk membuat prosedur !! Prosedurapa yang harus dibuat?? Liat lanjutan kalimatnya! Disitu anda di wajibkanmembuat prosedur untuk mengatur sesuatu terkait identifikasi aspek (lihat point“a”) dan dampak penting (lihat point “b”). See..? sangat mudahkan untukmenentukan prosedur mana saja yang wajib ada di Sistem Manajemen Lingkungan ISO14001:2004 ?? *nyengir sok bangga*hihihihihi

Ada pertanyaan yang muncul ke saya terkait pembuatanprosedur ini. Pertanyaan pertama “klomisalnya ada 2 point seperti ini apakah kita akan membuat 2 prosedur atau 1prosedur?? Seperti jawaban saya pada tulisan sebelumnya “itu terserah lo !!! “mau bikin 1 prosedur terkait identifikasi dampak serta di tambah 1 prosedurlagi terkait dampak penting dari lingkungan silahkan aja. Atau anda menggabungkan 2 persyaratan tersebut dalam 1 proseduruntuk memenuhi persyaratan menjadi ProsedurIdentifikasi Aspek dan Dampak Lingkungan itu sih terserah aja. Sekali lagisaya bilang bahwa tidak ada aturan baku dalam pembuatan prosedur, semuanya diserahkankepada kebutuhan dan budaya dari perusahaan masing2. Pertanyaan kedua Lalu bagaimana dengan judulnya?? Apakah judulnyabaku atau harus sesuai dengan persyaratan?? Ini sih tergantung selera dankebutuhan juga. Kalau anda mau menuliskan ProsedurAspek dan dampak atau andamenuliskan lebih lengkap Prosedur IdentifikasiAspek lingkungan dan Dampak Lingkungan Penting yahhh terserah yang pentinganda menuliskan judul yang sesuai dengan isinya untuk memudahkan identifikasidokumen. Kalo pertanyaan tentang penomoran, pengesahan dan laen2nya silahkananda liat cara dokumentasi pada topik ISO 9001 yahhh karena jawabannya sudahditulis di situ. Sampe sini udah ngerti kan gimana cara menentukan prosedurwajibnya?? Kalo udah ngerti mari kita bikin daftar prosedur wajibnya

Identifikasi aspek dan dampak lingkungan ==> 4.3.1
Identifikasi dan Pemenuhan Peraturan ==> 4.3.2 ; 4.5.2
Komunikasi ==> 4.4.3
Pengendalian dokumen ==> 4.4.5
Tanggap darurat ==> 4.4.7
Pemantauan dan Pengukuran Lingkungan ==> 4.5.1
Pengendalian ketidaksesuaian ==> 4.5.3
Tindakan koreksi ==> 4.5.3
Tindakan pencegahan ==> 4.5.3
Pengendalian rekaman ==> 4.5.4
Audit==> 4.5.5

Ada beberapa prosedur yang ternyata tidak diwajibkan dalamimplementasi sistem manajemen lingkungan ISO 14001:2004 tetapi sering dipunyaioleh perusahaan misalnya adalah “Prosedur tinjauan manajemen” . Prosedur initidak menjadi keharusan dalam persyaratan yang menjadi keharusannya adalahimplementasi tinjauan manajemen, pokok bahasan tinjauan manajemen sertapenyimpanan catatannya. Mengingat pentingnya metode dan tata carapelaksanaannya maka banyak konsultan mewajibkan membuat prosedur ini untukmemastikan proses tinjauan manajemen berjalan sesuai dengan persyaratan.

Nah kira2seperti itu prosedur2 yang wajib dalam sistem manajemen lingkungan iso14001:2004. Pertanyaannya apakah dengan hanya mengandalkan prosedur wajib inimaka kita sudah bisa dapat sertifikat? Apakah harus di tambahkan denganprosedur lain?? Saya selalu menjawab, yang wajib itu hanya sekedar persyaratandasar sedangkan kita ingin mendapatkan manfaat dari sebuah sistem makaseharusnyalah kita mengidentifikasi prosedur2 tambahan selain yang wajib untukmemastikan sistem kita berjalan sesuai dengan yang di kehendaki. Meskipun mungkinawalnya hanya sekedar mendapatkan sertifikat alangkah lebih baiknya bila andamendapatkan sebuah manfaat lebih besar bagi kemajuan perusahaan

wrote by zulkhaidarsyah with spirit 4 share

Semua Ilmu adalah Milik ALLAH semata..kekurangan ilmu adalah semata2 karena keterbatasan kemampuan kami

7 Tools : Dasar Statistika Kualitas

2011-09-04T00:16:00.000+07:00

Lagi bosen ngomongin ISO, saya coba share tentang hal lainterkait dengan penerapan sistem manajemen yah...?? mau kan?? Ga mau gw jitak!!! hehehehe OK kita bahas yang paling dasar dulu yaitu statistika sederhanayang sangat membantu dalam proses perbaikan berkelanjutan. Haaahh perbaikanberkelanjutan??? Jadi masih ISO zul?? Hihihi bijimane lagi ?? ini kan blognyatentang ISO dan teman2nya makanya mau ga mau harus di isi terkait denganpenerapan ISO di perusahaan bukan masalah curhat percintaan !!! Rhyming?? Ilove rhyming

7 tools itu adalah :

1. Lembar periksa (check sheet)
Didalam ISO kita mengenalnya sebagai formpemeriksaan atau daftar isian yang akan kita isi untuk memantau proses

2. Stratifikasi

Ini merupakan penggabungan data sejenisuntuk memudahkan perhitungan sekaligus menghilangkan bias / penyimpangan data

3. Diagram pareto

Hukum Pareto adalah hukum 80 : 20. Denganasumsi bahwa dari 100 % data kita akan mengbil 20% data terbesar yang biasanyamenyelesaikan 80% masalah. Terkait hukum ini bisa saja anda menemukan pola90:10 atau pola 70:30 tapi ini tidak menjadi masalah besar.Karena penggunaanhukum ini cenderung untuk melakukan penyortiran pemilihan

4. Diagram tulang ikan / fishbone diagram /ishikawa diagram

Ini adalah diagram yang menggambarkanhubungan sebab akibat dari suatu masalah dengan kemungkinan penyebab masalah.Ditambah kombinasi dari prinsip 5 why dan 5 M (man, machine, methods, materialdanmoney), maka dari 1 masalah kita bisa menemukan puluhan penyebab sertamengurainya menjadi akar penyebab sebagai titik tolak perbaikan yang akandilaksanakan

5.Histogram

Di hampir semua contoh di internet danbahkan buku2 panduan histogram hanya melambangkan diagram balok yang berfungsiuntuk menggambarkan kondisi data dengan grafik. Saya pribadi menganggap bahwahistogram harusnya adalah segala jenis pola grafik baik diagram batang(barchart), diagram garis (line chart) atau grafik lain yang dapat menggambarkankondisi data yang dikumpulkan

6.Diagram tebar (scatter diagram)

Sesungguhnya saya sering melewatkan diagramini pada pola perbaikan dikarenakan diagram ini hanya ingin menunjukkanhubungan korelasi antar 2-3 faktor yang sebenarnya bisa dapat disimpulkan darihistogram yang dibuat. Kalo anda seorang pembelajar (mahasiswa atau junior),anda wajib membuat ini untuk menunjukkan korelasi antara penyebab denganmasalah. Tapi dalam penggunaan praktis model diagram ini sering dilewatkan. Terkecualibila anda ingin menunjukkan data lebih komprehensif biasanya dalam kompetisiQCC atau GKM maka ini menjadi mutlak untuk di tunjukkan dalam upaya membuktikanbahwa anda tidak salah jalan

7.Peta kendali (control chart)

Nah ini adalah pola grafis yang bergunaketika anda sedang menyortir data atau ketika anda sedang melakukan tinjauanapakah perbaikan yang anda lakukan memang berjalan sesuai dengan jalurnya. Polapeta kendali inilah yang berkembang menjadi 6 sigma.

Pada awalnya 7 alat sederhana ini di kombinasikan dengandelapan langkah pemecahan masalah yang dikenal dengan nama DELTA (DELapanLAngkah Tujuh Alat) yang terdiri dari

Menetapkan masalah
Menetapkan target perbaikan
Menggambarkan kondisi aktual
Analisa sebab akibat
Merencanakan perbaikan
Melaksanakan perbaikan
Menganalisa hasil perbaikan
Menetapkan standar

Oh ya terkait dengan 8 langkah ini, klo lo nemuin min 2versi dari bagaimana melakukan langkah – langkah perbaikan masalah makasebenarnya lo sedang menemukan pola Quality Control Cycle / Gugus Kendali Mutuversi jepang sebagai induk dari pola ini dan versi indonesia yang di adopsidari versi jepang. Perbedaannya sederhana terkait dengan perencanaan danpelaksanaan perbaikan. Di versi jepang tahapan perencanaan dipisahkan denganpelaksanaan sedangkan di versi indonesia tahapan ini digabungkan. Atau bilajuga lo menemukan beberapa perbedaan dari literatur yang lo baca, ini terkaitdengan pola implementasi dari masing2 ahli Kualitas. Intinya sih sama aja yaitupola PDCA ~ PDSA (S = standarisasi) dengan penjabaran tahap2 seperti tulisan diatas. Gw sendiri mencoba mengambil sesuai dengan pengalaman dan kebiasaan gw.Kemudian datanglah six sigma dengan kehebatannya yang inginmencapai sesuatu yang sepertinya mustahil tapi memang benar bisa dilakukanselama kita mau J 7tools mengalami perkembangan dengan penambahan teknik statistika yang lebihadvance tetapi pola pemecahan masalah atau pola perbaikan berkelanjutan tetappada koridor PDCA . Six sigma mengadopsi statisilk tingkat lanjut denganpenggunaan software untuk membantu perhitungan data. Pola yang di terapkanadalah

Define (menentukan)
Measure (mengukur)
Analyze (menganalisa)
Improve (perbaikan) dan
Controll (pengendalian)

Pada posting ini, gw cuma membahas 7 tools dan 8 langkahdalam implementasi ISO. Sedangkan penerapan six sigma gw masih mempertimbangkanuntuk menulisnya dikarenakan gw mencoba memprioritaskan hal2 sederhana duludalam implementasi sistem manajemen. SO kira2 gitu dulu dasar pengenalanterhadap 7 alat statistik sederhana yang akan kita gunakan dalam perbaikanberkelanjutan yang menjadi nyawa dari sistem manajemen mutu, lingkungan dan K3.Tulisan berikut kita akan ngebahs implementasinya dalam sistem manajemen yangkita gunakan.

Catt : gambar2 7 alat ini akan segera gw upload untuk lebihmemudahkan pemahaman segera setelah gw selesai bikin. Itu dengan catatan klo gwga maleess lagi heehehehe

wrote by zulkhaidarsyah with spirit 4 share

Semua Ilmu adalah Milik ALLAH semata..kekurangan ilmu adalah semata2 karena keterbatasan kemampuan kami

OHSAS 18001:2007 Sistem Manajemen Keselamatan Kerja

2011-08-01T03:35:00.002+07:00

Sistem Manajemen kesehatan dan keselamatan kerja merupakan sistem manajemen yang mempunyai ragam standar. Di indonesia kita mengenal SMK3 ~ Sistem Manajemen K3 yang berdasarkan peraturan menteri tenaga kerja no tahun 1996. Sedangkan dalam standar yang umum kita mengenal OHSAS ~ Occupation Health and Safety Assessment Series yang edisi terakhirnya terbit tahun 2007. Pada dasarnya standar ini merujuk pada standar Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001:2007 yang diterbitkan oleh ISO, yang kemudian di dibuat standar oleh British Standard Institute sebagai rujukan universal pengeloaan manajemen K3 mengingat begitu banyaknya standar K3 yang berlaku terutama di perusahaan perminyakan. Bagaimanapun inggris sebagai asal muasalnya standar ISO mempunyai wibawa yang cukup tinggi dalam mempengaruhi perkembangan standar di dunia internasional, apalagi standar yang di kreasikan pada OHSAS 18000 yang merujuk pada ISO 14000 mempunyai keluwesan yang cukup tinggi untuk di terapkan di seluruh organisasi tidak hanya terbatas pada perusahaan minyak saja. Selain merujuk pada ISO 14000, pola manajemen pada OHSAS 18000 juga merujuk pada standar ILO-OSH : 2001 Guidelines on occupational safety and health management system yang di tetapkan oleh ILO sebagai badan dunia di bawah PBB yang mengatur urusan ketenagakerjaan

Seperti yang dijelaskan di atas bahwa standar ini merujuk pada ISO 14000 dengan pola yang sama baik dalam prinsip manajemennya yang berlandaskan PDCA maupun pada pola uraian persyaratan. Perbedaan yang signifikan hanya terletak pada teknik analisa resiko yang dilakukan. Bila pada manajemen lingkungan kita mengenal analisa aspek dan dampak maka pada manajemen k3 kita mengenal identifikasi bahaya dan analisa resiko pekerjaan. Secara umum tingkat kedetilan pada analisa resiko lebih tinggi di bandingkan analisa aspek dan dampak dikarenakan posisi manusia sebagai faktor analisa dan pelaku proses yang lebih kompleks.

Kita lihat pola manajemen yang diterapkan pada gambar di bawah ini yang saya ambil dari standard dalam bahasa inggris

Tapi dikarenakan persyaran standar ini bukan resmi dari suatu lembaga resmi ISO maka anda tidak akan menemukan terjemahan resmi dari standar ini dalam bahasa indonesia. Meskipun begitu anda dapat menemui beberapa versi terjemahan bahasa indonesia yang dilakukan oleh individu individu tertentu untuk mmudahkan pemahaman dalam implementasi di lapangan. Jadi kalo anda merasa lebih jago dalam bahasa inggris, lebih baik anda mencari file standar tersebut yang dalam versi bahasa inggrisnya, sedangkan bagi saya yang bahasa inggrisnya pas – pasan yang sering merujuk pada om google dalam sebuah terjemahan mungkin akan lebih baik mencari terjemahan tidak resmi kemudian menafsirkan sendiri sesuai dengan vocabulary terbatas serta di tambah dengan pengalaman di lapangan.

Persyaratan standarnya seperti ISO 14000 adalah sebagai berikut :

0   Introduction
1   Scope
2   Normatife references
3   Terms and definitions
4   OH&S management system element
4.1    General Requirement
4.2    OH&S Policy
4.3    Planning
4.3.1     Hazard Identification, Risk Assessment and determining controls
4.3.2     Legal and other Requirement
4.3.3     Objectives and programs
4.4   Implementation and Operation
4.4.1     Resources, roles, responsibility, accountability and authority
4.4.2     Competence, training and awareness
4.4.3     Communication, participation and consultation
4.4.4     Documentation
4.4.5     Control of document
4.4.6     Operational control
4.4.7     Emergency, preparedness and responses
4.5    Checking
4.5.1     Performance measurement and monitoring
4.5.2     Evaluation of compliances
4.5.3     Incident investigation, non conformity, corrective action and preventive action
4.5.3.1     incident investigation
4.5.3.2     non conformity, corrective action and preventive action
4.5.4     control of record
4.5.5     internal audit
4..6   management review

Segini dulu yahhh nanti kita bahas impelementasinya di tulisan berikunya

wrote by zulkhaidarsyah with spirit 4 share
Semua Ilmu adalah Milik ALLAH semata.. kekurangan ilmu adalah semata2 karena keterbatasan kemampuan kami

Penerapan Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14000 (bg 3 dr 3 post)

2011-05-04T18:48:00.004+07:00

Baiklah mari kita selesaikan manajemen lingkungan berbasiskan ISO 14001:2004. Pada bagian I kita membahas tahapan awal dari perencanaan sistem manajemen lingkungan dengan menetapkan peraturan terkait lingkungan dan operasional perusahaan serta membangun pondasi sistem dengan menetapkan aspek lingkungan dalam operasional perusahaan. Sedangkan pada bagian II kita membahas tentang operasional perusahaan, pelaksanaan tnaggap darurat serta dokumentasi dan rekaman yang diperlukan dalam menjalankan sistem

Pada bagian III ini kita ngebahas tahapan Check dan Action atau tahapan review dan perbaikan sesuai dengan prinsip PDCA pada setiap sistem manajemen ISO. Dan seperti pada sistem lain ada tahapan pengukuran kinerja, tahapan pemeriksaan / audit serta bagaimana melakukan tindakan perbaikan dan selanjutnya mengkonklusikan semua dalam sebuah rapat tinjauan manajemen sebagai puncak siklus.

So, udah paham kan big picture dari sistem manajemen lingkungan ini?? Kalau udah paham berarti tulisan ini selesai sampe sini. Lohh..lohhh?? kan belum dijelasin detil..!!! hahaha iya ini mau di jelasin sedikit lebih detil tahapan pemeriksaan dan reviewnya.. gitu aja ngambek !! hihihihihi :p baiklah kita mulai detilnya yah ..

4.5 Pemeriksaan
4.5.1 Pemantauan dan Pengukuran

Tahapan ini mensyaratkan kita melakukan pemantauan dan pengukuran terhadap indikator lingkungan yang mungkin dapat mempengaruhi lingkungan di sekitar perusahaan. Indikatornya darimana?? Siapa yang netapin?? Dari lo lah ..yang netapin lo juga!! Loh what the kamsud?? Gini.. anda kan udah bikin analisa dampak lingkungan, berarti ada dong hal – hal yang yang menjadi sorotan atau perhatian dari analisa dampak tersebut..Dari aktivitas – aktivitas perusahaan yang di analisa dampak lingkungannya tersebut, kita menetapkan apa aja yang menjadi indikator dari pencemaran lingkungan. Kemudian tetapkan nilai ambang batasnya setelah itu anda mengukur inidkator lingkungan tersebut secara berkala.Penetapan nilai ambang batas ini sebenarnya bisa saja di tentukan baik dari sisi pengetahuan, akademis ataupun hal lainnya. Akan tetapi untuk kesepakatan bersama dan tidak mengundang perdebatan panjang, lebih baik anda membuka – buka dokumen peraturan perundang – undangan anda dan liat ada ga yang menetapkan nilai ambang batas. Cobalah minta keterangan dari bplhd setempat untuk menetapkan nilai ambang batas yang ingin ditetapkan. Yang pasti untuk limbah – limbah berbahaya (B3) umumnya ambang batasnya adalah 0 (nol)

4.5.2 Evaluasi penaatan

Pada bagian I kita udah membahas bagaimana cara kita melakukan identifikasi peraturan serta melakukan pemutakhiran terhadap data – data peraturan yang akan kita taati. Nah pada klausul ini, kita diminta untuk melakukan evaluasi sejauh mana peraturan – peraturan tersebut kita taati. Secara tersirat disini anda diminta untuk mendemonstrasikan / membuktikan bahwa anda memang telah mentaati peraturan perundangan yang berlaku terkait operasional perusahaan. Dalam hal ini kita bisa membuat tabel sederhana yang berisi daftar peraturan kemudian pada kolom berikutnya anda menguraikan secara singkat hal – hal yang harus di taati kemudian anda tambahkan kolom pencapaian perusahaan dalam mentaati perusahaan.

Nah bagaimana kalau anda tidak mentaati?? Apakah anda tidak mendapatkan sertifikat ISO?? Atau sertifikat ISO anda di batalkan ?? konsep dari sistem manajemen ISO adalah perbaikan berkelanjutan / continuous improvement. Artinya bila kita memberi skala 1-10 dengan skala terendah (nilai 1) anda tidak mentaati peraturan sama sekali dan skala tertinggi (nilai 10) anda bener2 mentaati seluruh peraturan maka anda tidak perlu mendapatkan nilai 10 untuk mendapatkan sertifikat. Bila anda hanya mentaati peraturan hanya sebagian kecil (anggaplah anda mendapatkan nilai 3 dalam hal mentaati peraturan) selama anda mempunyai dan menjalankan sistem maka anda telah memenuhi persyaratan ini untuk mendapatkan sertifikat ISO. Akan tetapi seperti namanya yaitu perbaikan berkelanjutan maka setiap tahun pada saat audit anda harus mendemonstrasikan pencapaian anda yang semakin meningkat dalam pentaatan peraturan. Bila tahun ini angka di nilai 3 (skala 1-10) maka tahun berikutnya anda minimal mempertahankan angka 3 dan atau lebih baik menjadi 4, 5 dst

4.5.3 Ketidaksesuaian, tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan

Dan..seperti pada sistem manajemen ISO lain. Bila anda..

    - menemui kesalahan dalam pelaksanaan prosedur atau
    - ingin melakukan perbaikan terhadap prosedur atau operasional anda atau
    - melihat bahwa indikator lingkungan anda melewati ambang batas atau
    - belum mentaati peraturan lingkungan atau
    - melihat potensi pencemaran lingkungan atau
    - dll terkait bagaimana anda melihat sesuatu yang perlu perbaikan

maka sebaiknya anda melakukan proses identifikasi atas ketidaksesuaian, penyebab / penyebab potensial kemudian melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan atas ketidaksesuaian yang telah terjadi. Metode dan cara penentuan ketidaksesuaian, penyebabnya serta proses perbaikan dan pencegahannya silahkan anda tentukan sendiri. Yang pasti ada beberapa hal yang menjadi acuan seperti

    ~ identifikasi ketidaksesuaian yang jelas
    ~ identifikasi penyebab yang jelas
    ~ usulan perbaikan dan pencegahan yang jelas
    ~ Pengusul perbaikan (orang yang mengusulkan tindakan perbaikan)
    ~ Pelaksana perbaikan
    ~ Tanggal usulan perbaikan
    ~ Tanggal rencana tindakan / batas penyelesaian tindakan
    ~ Evaluasi terhadap keefektifan tindakan perbaikan dan pencegahan

Bila deskripsi di atas telah anda penuhi maka sistem review atas kasus – kasus yang muncul telah anda jalankan dan anda telah memenuhi persyaratan ini. Disinilah anda membuktikan proses perbaikan berkelanjutan berjalan dengan apik di tempat anda bukan sekedar gagah2an sertifikat ISO 14001:2004

4.5.4 Pengendalian rekaman

Rekaman atau catatan atau bukti pelaksanaan atas pelaksanaan sistem merupakan sesuatu yang selalu di jadikan acuan auditor dan atau orang lain yang ingin mengetahui apakah kita telah menjalankan sistem manajemen lingkungan secara baik dan benar. Identifikasi atas rekaman seperti

    * Nama formulir / rekaman
    * penomoran untuk mempermudah identifikas
    * metode penyimpanan terhadap rekaman
    * termasuk bagaimana pemusnahan, masa berlaku, masa kadaluarsa rekaman

dapat anda atur dalam prosedur pengendalian rekaman sebagai pedoman dalam mengelola rekaman / catatan / formulir yag anda punyai. Saya udah cerita banyak soal rekaman dan dokumen pada sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 pada bagian lain blog ini. Pada dasarnya semuanya sama sehingga anda bisa mempelajari soal pengendalain atas dokumen dan rekaman pada posting sebelumnya. Tetapi mungkin suatu saat kita akan membahas ISO TR 10013 : 2001 tentang pedoman dalam melakukan dokumentasi sistem secara keseluruhan. Ingetin yeee..kalo gw lupa hehehehe

4.5.5 Audit Internal

Nah audit internal ini sama juga dengan sistem ISO lain bahwa anda membuat rencana audit tahunan, rencana pelaksanaan secara detil kemudian melakukan audit dengan tujuan

- membandingkan antara persyaratan dengan dokumentasi
- membandingkan antara dokumentasi dengan pelaksanaan
- mengukur sistem serta melakukan continuous improvement / perbaikan berkelanjutan dalam proses menjalankan sistem

Hasil audit nanti di laporkan dalam tinjauan manajemen

4.6 Tinjauan manajemen

Begitu juga tahapan ini, tinjauan manajemen dilakukan sebagai pertemuan antara pelaksana sistem dan top management untuk berdiskusi dalam menyelesaikan masalah atau menindak lanjuti perkembangan sistem terkini. Pelaksanaan tinjauan manajemen sama dengan sistem lainnya dengan topik bahasan yang mirip yaitu :

1. hasil audit internal dan evaluasi pentaatan peraturan

2. komunikasi dari pihak eksternal

3. kinerja lingkungan hasil monitoring indikator lingkungan

4. tingkat pencapaian tujuan dan sasaran

5. status tindakan perbaikan dan pencegahan

6. tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya

7. perubahan terkait sistem spt peraturan, kondisi lingkungan dll

8. rekomendasi perbaikan

Epilog :
Pada dasarnya sistem manajemen lingkungan ini hmpir sama dengan sistem manajemen lainnya, meskipun harus di akui dari tataran operasional ada beberapa prosedur yang berbeda dengan sistem manajemen mutu atau lainnya. Dari tulisan – tulisan yang mirip terkait topik – topik yang selalu ada dalam standar manajemen ISO semoga anda dapat mendapatkan gambaran keseluruhan / pola / model dari pelaksanaan sistem manajemen ISO. Secara umum anda akan menemukan prosedur /proses / sistem;

   - pengendalian dokumen
   - pengendalian rekaman
   - tindakan koreksi
   - tindakan pencegahan
   - audit internal serta tinjauan manajemen

pada tiap – tiap jenis standard manajemen ISO yang berlaku. Oleh karena itu, sekali lagi saya tekankan bahwa sistem ini sebenarnya mudah dan dapat di aplikasikan dalam setiap jenis perusahaan. Hanya saja bagaimana kepentingan perusahaan dalam menerapkan sistem ini berpulang kembali pada komitmen manajemen sebagai dasar dari penerapan sistem. Dan pada tahapan awal penerapan sistem, anda tidak perlu sempurna karena sistem ini selalu memaksa anda untuk melakukan perbaikan. Otomatis yang pertama kali yang perlu di lakukan adalah membuat dan menjalankan sistem. Bukan berkutat pada apakah sistem ini telah sempurna atau tidak. Yang penting adalah proses menuju kesempurnaan bukan kesempurnaan itu sendiri :)

Sebagai tambahan mungkin nanti akan saya coba tambahkan perkiraan prosedur yang hendaknya dibuat dalam menjalankan sistem manajemen lingkungan. Tapi sekali lagi sebelumnya saya mohon maaf kalao terkesan omdo jika beberapa bulan kemudian saya belum posting apa yang saya pikirkan saat ini. Seperti kasus tulisan ini, akibat terkendala tingkat kemalasan dan mood menulis maka saya baru menyelesaikan tulisan manajemen lingkungan ini selama hampir 6 bulan. Hiks hiks prestasi menyedihkan bagi seorang penulis meskipun seorang penulis amatir :D

iklan amazon lagi ahhhh

wrote by zulkhaidarsyah with spririt4share
semua ilmu adalah milik Allah semata..kekurangan ilmu adalah semata2 karena keterbatasan kemampuan kami

Penerapan Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14000 (bg 2 dr 3 post)

2011-05-03T16:29:00.004+07:00

Wahhh udah lama banget ga posting sesuatu di blog ini. Beginilah penulis amatiran, suka slengean dan moodyan dalam menulis. Padahal harus di akui menulis adalah salah satu bentuk kegiatan yang bermanfaat meskipun biayanya besar. Yups bagi gw, menulis itu biayanya besar karena pertama harus meluangkan waktu dan pikiran untuk sebuah kegiatan di depan komputer abis itu harus menyiapkan sesajen dalm bentuk kopi segelas besar dan rokok 234 sebungkus bagi otak dan kemauan gw hehehe lom lagi klo di hitung biaya listrik dan pengeluaran akibat abang2 yang sering godain gw dengan teriakan siomay ataw bakso atau apalah :D

Yuk kita lanjutkan seri ISO 14001:2004 yang ada di halaman ini.

4.4 Penerapan dan Operasi

4.4.1 Sumberdaya, peran, tanggung jawab dan wewenang

Bagian ini adalah bagian yang menjelaskan bagaimana perusahaan berkomitmen dan menetapkan personil – personil dalam perusahaan. Dan karena kita bicara manajemen lingkungan, maka di harapkan peran dan tanggung jawab dari setiap jabatan hendaknya di beri tambahan dalam lingkup manajemen lingkungan.Akan tetapi yang paling utama dari persyaratan ini adalah bagaimana perusahaan menunjuk 1 personil khusus dalam mengelola serta bertanggung jawab dalam manajemen lingkungan. Kalo perusahaan anda cuma menerapkan ISO 14001:2004 maka silahkan tunjuk 1 orang sebagai wakil manajemen / management representative untuk bertanggung jawab, akan tetapi klo anda sudah menerapkan standar lain mis : OHSAS atau sistem K3 lainnya silahkan gabungkan tugas dan tanggung jawab tersebut pada personilnya. Kenapa di gabungkan?? Seperti yang pernah gw tulis, persyaratan OHSAS itu hampir sama dengan persyaratan ISO 14001:2004 bahkan bisa di bilang identik. Perbedaannya hanya pada fokus manajemennya yaitu lingkungan atau K3.

Personil yang ditunjuk perusahaan wajib mengelola dan melaporkan kinerja sistem manajemen lingkungan di perusahaan seperti tugas2 MR pada sistem ISO lainnya.Dan seperti sistem ISO lainnya juga, harus ada bukti tertulis yang menetapkan personil tersebut. Umumnya dalam bentuk SK atau surat pengangkatan / penunjukan yang berisi nama personil serta tugas – tugas yang harus di jalankannya. Btw terkait surat pengangkatan ini ada sesuatu yang di awalnya tidak berpengaruh apa-apa tapi lama kelamaan di sadari makin memberatkan personil tersebut. Umumya SK pengangkatan ini mencantumkan tanggal dimulainya personil tertentu memangku jabatan akan tetpi tidak pernah mencantumkan sampai kapan personil tersebut menduduki jabatan tersebut. Sehingga bisa di bilang bahwa personil tersebut di angkat menjadi MR atau HSE untuk seumur hidup. Kalau untuk jabatan lain perusahaan yang mana personil memang dibayar / digaji maka ini tidak akan menjadi persoalan tetapi untuk jabatan MR / HSE yang (sering kali) hanya penambahan tugas dan jabatan tanpa diikuti tunjangan maka ini menjadi kegelishaan tersendiri pada 2-3 tahun mendatang. Apalagi umumnya pada periode awal penerapan sistem selalu di minta personil yang mempunyai jabatan tinggi sehingga dapat mempengaruhi jalannya sistem. Pada saat periode kesibukan meningkat maka terkadang sistem tidak dapat berjalan. Untuk itu saya sering menganjurkan pada saat penerapan awal SK yang di tulis adalah SK yang berdasarkan periode waktu tertentu dan di kemudian hari bila sistem telah berjalan stabil maka dapat diganti dengan personil lain baik sebagai regenerasi ataupun sebagai pengalihan tugas lainnya

4.4.2 Kompetensi, pelatihan dan kesadaran

Untuk kompetensi, anda pasti sudah tau bahwa personil yang di tunjuk dalam pelaksanaan sehari – hari harus mempunyai kemampuan dalam manajemen serta mempunyai kemampuan dasar dalam masalah lingkungan. Umumnya klien yang saya pegang akan saya berikan materi dasar lingkungan terkait dengan operasional perusahaan sebagai bukti penerapan persyaratan ini. Bila memang tidak ada pelatihan tersebut cobalah untuk membeli atau mencari referensi 2 umum soal lingkungan serta mencoba mempelajarinya untuk membuktikan bahwa anda tidak buta dalam lingkungan

Sedangkan untuk pelatihan, sama dengan persyaratan lain. Anda di minta untuk membuat suatu program pelatihan terkait dengan lingkungan. Program pelatihan ini biasanya disesuaikan dengan program tujuan dan sasaran perusahaan mis: anda membuat pelatihan tentang pengelolaan sampah, atau tentang cara produksi bersih atau terkait dengan pengurangan pencemaran dsb. Mengingat kondisi di Indonesia kita yang tercinta ini yang sering tidak peduli pada lingkungan, maka cobalah di tahun – tahun awal pelaksanaan sistem anda membuat program kesadaran akan pentingnya lingkungan serta pelatihan yang terkait. Hal ini juga sekaligus untuk memenuhi persyaratan program kesadaran lingkungan

4.4.3 Komunikasi

Komunikasi biasanya terdiri dari komunikasi internal dan eksternal. Untuk komunikasi internal anda dapat memasukkan unsur lingkungan pada safety meeting (bila anda menerapkan K3 juga) atau anda membuat program bulanan dalam melakukan kesadaran lingkungan di tempat kerja anda. Pertemuan bulanan ini biasanya membahas tentang tujuan perusahaan dalam lingkungan, apa yang harus dilakukan, apa sumbangsih karyawan serta jangan lupa sampaikan prestasi dan pencapaian yang telah dilakukan untuk memotivasi karyawan dalam pelaksanaan sistem

Untuk komunikasi eksternal, sangat tergantung resiko dampak lingkungan akibat operasional perusahaan. Untuk perusahaan yang mempunyai limbah tidak signifikan atau berdampak lingkungan kecil serahka saja masalah komunikasi eksternal ini pada MR atau HSE. Akan tetapi bila dampak lingkungannya cukup besar sepertinya anda harus menyusun suatu aturan terkait kemungkinan pencemaran lingkungan yang dikaitkan dengan tim tanggap darurat. Yahh seperti anda tau, kerusakan lingkungan yang mungkin terjadi selalu menjadi sorotan dari pihak eksternal perusahaan. Karena dengan dalih 'tidak rela' terkena dampak tp tidak mendapatkan keuntungan apapun maka banyak LSM, pemangku kepentingan (stakeholder) lainnya yang sangat galak dalam menuntut perusahaan bila perusahaan melanggar undang – undang lingkungan atau bahkan mencemari lingkungan. Dan saya sungguh berharap anda tidak terkena class action atas tuduhan pencemaran lingkunga J

4.4.4 Dokumentasi

Cakupan dokumen secara umum adalah Manual, prosedur, Instruksi Kerja, Formulir. Manual berisi kebijakan perusahaan dalam menerapkan persyaratan yang ditetapkan oleh ISO 14001:2004 , prosedur adalah tata cara kerja dalam melakukan proses tertentu yang melibatkan 2 / lebih bagian/dept/org sedangkan instruksi kerja adalah tata cara kerja yang di lakukan oleh 1 atau 2 orang yang kemudian di ikuti oleh formulir sebagai bukti tertulis bahwa anda telah melaksanakan proses sesuai dengan prosedur ataupun instruksi kerja.

4.4.5 Pengendalian dokumen

Pengendalian dokumen umumnya berupa prosedur yang membahas

Bagaimana pembuatan dokumen baru

Metode pengesahan dokumen (pastikan ada verifikasi dan atau validasi)

Metode untuk revisi dokumen

Metode dalam identifikasi dokumen

Metode penetapan dokumen eksternal

Metode penyimpanan dokumen

Lebih lengkapnya dapat anda lihat pada tulisan ISO 9000 yang ada pada posting sebelumnya

4.4.6 Pengendalian Operasional

Persyaratan ini meminta anda untuk melakukan pengendalian atas dampak lingkungan yang terjadi pada operasional perusahaan. Umumnya anda di minta untuk menambahkan aturan – aturan terkait lingkungan dalam prosedur operasional anda. Atau bahkan di salah satu klien saya harus merombak cara operasional yang dilakukan karena sangat berdampak lingkungan. Kebetulan saya pernah mendapatkan klien kontraktor pertambangan, maka saya memaksa mereka untuk mengubah cara melakukan land reform yang dilakukan atas bekas2 galian yang timbul. Begitu juga cara pengangkutan dari pertambangan ke pengelolaan yang saya nilai cenderung mencemarkan lingkungan. Memang sangat tergantung situasi dan kondisi perusahaan. Terkadang malah sedikit membingungkan akan tetapi sebenarnya semua itu mudah dilakukan dengan cara anda melakukan inventarisasi peraturan pemerintah terkait operasional anda. Saya bisa pastikan kepada anda bahwa negara kita Indonesia sangat rajin melakukan pembaharuan aturan terkait lingkungan meski kita2 sama2 tau bagaimana lemahnya dalam sisi implementasi peraturan J

Terkait dengan operasional ini juga, secara umum saya menambahkan aturan terkait pengelolaan limbah B3 dan non B3 (karena semua perusahaan pasti punya limbah kan?? :D ) baru biasanya diikuti dengan prosedur lain seperti penghematan sumber daya (air, listrik, kertas dll). Untuk prosedur lainnya?? Bikin sendiri yahhh karena gw ga tau perusahaan lo bergerak di bidang apa hehehe

4.4.7 Kesiagaan dan tanggap darurat

Kesiagaan dan tanggap darurat disini terkait dengan "jika" terjadi sesuatu yang mengakibatkan pencemaran lingkungan. Terkadang prosedur ini bias dengan kesiagaan dan tanggap darurat pada sistem K3. Mungkin perlu di jelaskan seperti contoh baru2 ini terjadi kebakaran tangki minyak pertamina. Dari sisi K3 ada prosedur tanggap darurat terkait dengan kemungkinan kecelakaan kerja yang terjadi selama kebakaran. Akan tetapi dari sisi manajemen lingkungan, yang harus di perhatikan adalah prosedur bagaimana kebakaran itu tidak merambat ke tempat lain (rumah penduduk, lahan pertanian atau pencemaran tumpahan minyak ke laut atau sungai)

Metode, langkah – langkah serta bagaimana mnjelaskan kepada publik sebagai stakeholder dari operasional perusahaan di jelaskan dalam prosedur kesiagaan dan tanggap darurat ini. Anda juga bisa menambahkan susunan anggota tim reaksi cepat sebagai penanggung jawab bila terjadi insiden / kejadian. Struktur komando yang jelas, personil, tugas dan tanggung jawab masing2 berikut nomor2 telpon penting yang dapat segera dihubungi menjadi persyaratan dalam memastikan perusahaan siaga dan cepat tanggap dalam keadaan darurat.

Untuk memastikan bahwa prosedur ini berjalan efektif pada saat kejadian, maka perusahaan juga menyusun rencana pelatihan tanggap darurat sesuai dengan kepentingan masing2. Rencana pelatihan ini dijalankan, di evaluasi sesuai dengan persyaratan pelatihan pada klausul 4.4.2 (lihat bahasan sebelumnya)

4.5 Pemeriksaan

4.5.1 Pemantauan dan Pengukuran

4.5.2 Evaluasi penaatan

4.5.3 Ketidaksesuaian, tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan

4.5.4 Pengendalian rekaman

4.5.5 Audit Internal

4.6 Tinjauan manajemen

Nah 6 topik di atas yang cuma kliatan judulnya doang, di bahas pada tulisan berikutnya yahhhh J

wrote by zulkhaidarsyah with spririt4share

semua ilmu adalah milik Allah semata..kekurangan ilmu adalah semata2 karena keterbatasan kemampuan kami

waktunya iklan..nnnnnnn...

Selamat Tahun Baru 2011 review n planning

2011-01-02T15:30:00.000+07:00

Selamat pagi kawan....

Ucapan selamat pagi ini merupakan sebuah semangat pembaharuan dalam menghadapi kenyataan - kenyataan yang akan datang di tahun 2011. Akan banyak kejadian yang akan kita alami di tahun ini dan akan semakin banyak rintangan, musibah dan rezeki yang akan datang pada tahun ini. Apapun itu mari kita songsong tahun ini dengan sebuah senyum optomisme dan keyakinan bahwa kita akan menjadi lebih baik. Bahkan ketika musibah berdatangan, kita akan melihat diri kita menjadi lebih baik saat kita menyadari bahwa hidup ini hanyalah proses belajar dan ujian dengan gelar almarhum di ujung sekolah kehidupan kita :)

Seperti yang telah saya ceritakan di blog - blog ini, pada dasarnya semuanya berawal dari continuous improvement dengan melakukan analisa pada data lama (sejarah / history) dan menemukan masalah, mengidentifikasi penyebab masalah dan melakukan perbaikan terhadap penyebab masalah sehingga kita berharap terjadi peningkatan dan perbaikan secara berkelanjutan

So here we are, pada tahapan sebuah review terhadap aktivitas - aktivitas yang telah dilakukan oleh blog ini dan mencoba melakukan kilas balik terhadap apa yang terjadi

Tahun 2010 kemarin, tulisan yang muncul baru ada pada bulan februari. sebuah tulisan penutup tentang seri ISO 9000 dari sudut pandang penulis. Pada dasarnya tulisan tersebut mencoba memberikan perspektif lain tentang penerapan ISO 9000 dalam sebuah perusahaan dengan style yang berbeda di bandingkan tulisan lain. Sebagai konsultan yang menjadikan proses belajar dan membaca adalah bagian dari pekerjaan, sudah banyak tulisan tentang ISO 9000 yang aku baca. dan semuanya adalah serius dan normal :) tetapi semenjak membaca tulisan "metode hacking" dari Sto yang berisi panduan - panduan dalam sebuah pelaksanaan proses hacking, dengan cara (aku menyebutnya) "chatting" aku tergoda untuk membuat copyleft dari tulisan tersebut dan mengimplementasikan dalam tulisan di blog. Itulah alasan utama bagaimana cara penulisan di blog ini yang awalnya berisi tulisan serius, presentasi dan lain2nya mulai berubah jalur menjadi tulisan yang (niatnya) serius dan santai serta tidak berkesan menggurui tetapi mencoba memberikan alternatif pengalaman dari pribadi penulis.

Secara keseluruhan, jumlah tulisan yang telah di posting pada tahun 2010 adalah sebanyak 15 tulisan yang terdiri dari topik

- ISO 9000:2008
- ISO 14000 :2004
- ISO 22000:2005
- Metode Integrasi sistem

Dan pada bulan agustus kemarin adalah jumlah tulisan terbanyak yang diposting sebanyak 6 tulisan terkait dengan ISO 22000:2005 yang mulai di cari oleh para pelaku kualitas di indonesia.Dan tahun 2010 kemarin, tulisan di tutup dengan tulisan pembuka untuk ISO 14000:2004 (yang belum ada lanjutannya) diposting pada september 2010.

Dilihat dari data tersebut maka secara sederhana dapat di lihat bahwa saya menulis cenderung berdasarkan mood terbukti dari tulisan ISO 14000 yang belum selesai2 dari bln sept smpe januari ini heheheehe

Meskipun rata2 posting adalah 1.25 posting per bulan akan tetapi penyebarannya tidak merata ada bulan - bulan yang kosong seperti januari, oktober, nov dan desember

Sehingga ..karena saya telah menemukan masalahnya dan menemukan penyebabnya juga maka saya bertekad untuk tahun 2011 ini akan melakukan

- tulisan akan di upayakan keluar 1 bulan 1x sehingga tidak ada bulan yang kosong dg tulisan

- peningkatan rata2 posting menjadi 2 posting per bulan

- perluasan topik sesuai bidang konsultan yang saya pegang sehingga mencakup K3 (OHSAS atau SMK3)

Resolusi ini dibuat untuk menjadi pengingat akan keterbatasan saya sebagai manusia yang cenderung (menjadi) pelupa kalau diberi beban kerjaan tidak mengikat dan tidak ada keuntungan financial hihihihihi

Akhir kata, kami telah mencoba memberikan apa yang kami punya meskipun belum secara keseluruhan. Walaupun banyak yang cuma sekedar mampir dan tanpa comment, tetapi saya berharap anda dapat menimba ilmu dari posting - posting yang ada. semoga bermanfaat untuk anda :)

wrote by zulkhaidarsyah with spirit 4 share

Semua Ilmu adalah Milik ALLAH semata.. kekurangan ilmu adalah semata2 karena keterbatasan kemampuan kami

Penerapan Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14000 (bg I dari 3 post)

2010-09-06T21:30:00.007+07:00

Pemahaman terhadap lingkungan mungkin terkesan mengada – ada di Indonesia. Mengingat begitu banyaknya sumber daya alam yang berlimpah di bumi tercinta ini. Harap di maklum, jika boleh saya punya pengandaian mungkin seperti ini : anda punya duit Rp 10.000 dan anda setiap harinya kehilangan Rp.1000 apakah anda akan merasa rugi?? Sebagian besar pasti akan merasa rugi. Tapi bayangkan bila anda punya duit 1 milyar (sbtr ngitung dulu angka 0 nya hehehehe ) yups Rp.1.000.000.000 dan anda kehilangan duit setiap hari Rp.1000 anda merasa rugi?? Pasti tidak terkecuali kalo duit anda mulai menipis hingga Rp.1.000.000 atau Rp.10.000. Seperti itulah analognya. Tapi semangat untuk mencegah , untuk melakukan tindakan preventif tetap harus di tularkan dalam kerangka menjaga bumi kita kan?? karena kita tak akan bisa terlepas dari sistem global, apa yang terjadi di bumi kita pasti akan berakibat langsung dan tidak langsung kepada belahan bumi lain. Hahaha gw sok menggurui… yah?? Anggap aja intermezo untuk ancaman global warming yah boss..?? :D

Ok masuk ke persyaratannya. Sekali lagi jangan nanya darimana persyaratannya..tuh udah gw kasih di bawah blog gw. Jadi unduh dulu trus buka filenya sambil baca tulisan ini. Karena gw juga nulis ini sambil liat tuh persyaratan ko. Biar suasananya agak mirip sehingga transfer of knowledgenya lebih cepet silahkan juga siapkan kopi, rokok dan cemilan ringan di samping anda :p Tapi sebelum masuk persyaratannya, ada baiknya kita lihat dulu pola sistem yang di terapkan dalam ISO 14000 ini yang saya ambil dari SNI-19-14001:2005

Familiar?? Harusnya anda merasa familiar karena ini adalah pola PDCA dengan uraian sbb :

Plan --> kebijakan Lingkungan serta Perencanaan

Do --> penerapan dan operasi

Check -->Pemeriksaan / audit

Action -->Tinjauan Manajemen serta perbaikan berkelanjutan

Jadi anda saya yakin tidak akan merasa kesulitan dalam menerapkan sistem ini kalau anda telah sering membaca tentang sistem atau blog saya heheheehe narsis dikit aahh :p.

Klausul 1 -3

Ini mah seperti biasa, ga mengandung persyaratan silahkan di buat aja beberapa hal terkait ruang lingkup, acuan dan definisi yang dipergunakan di dalam dokumen anda. Terkait rung lingkup , sering saya di tanya apakah harus di terapkan dalam semua lingkungan operasi perusahaan?? Atau cuma sebagian?? Ok di persyaratannya bilang bahwa penerapan boleh seluruhnya atau sebagian unit operasi perusahaan. Tapi sering sebagai konsultan saya bilang: "kenapa ga semua?? Masalah apakah diterapkan hanya 50% atau bahkan cuma 1 % itu tidak menjadi masalah besar karena kita berprinsip pada perbaikan berkelanjutan". Tapi emang terkadang ada auditor – auditor yang tidak memandang sisi ini hanya memandang penerapan persyaratan. Yahh mungkin sedikit berbeda dengan saya yang cenderung untuk mensosialisasikan kepedulian lingkungan di seluruh perusahaan. Jalan tengahnya?? Siapkan prosedurnya dan upayakan diterapkan. Dan kalau anda merasa auditor yang akan mengaudit anda lebih keukeuh pada persyaratan di bandingkan dengan continuous improvement yawdah siapkan batasan – batasan dalam pelaksanaan sistem ini hihihi :D

dan,,,,,,,,,,,,,,

Klausul 4

Yups.. cuma ini doang klausulnya, cuma sampai klausul 4 tapi ada banyak persyaratan di dalam klausul 4 ini. Yah lumayan lah di banding ISO 9000 yang sampai klausul 8 hehehe kita mulai 1-1 yukk

4.1 Persyaratan Umum

Ini cuma suruhan menentukan ruang lingkup, jadi silahkan buat batasan mau sampai mana di terapkannya. Apakah seluruh operasional perusahaan?? Atau hanya kantor pusat?? Kantor cabang?? Atau salah satu unit / divisi dari perusahaan seperti unit/divisi operasional saja, atau konstruksinya saja?? terserah anda dan (yang paling utama) pimpinan perusahaan yang menentukan.

4.2 Kebijakan Lingkungan

Kebijakan lingkungan seperti umumnya kebijakan sistem lain adalah sebuah pernyataan yang mengindikasikan komitmen manajemen puncak untuk menjaga lingkungan dengan menerapkan sistem manajemen lingkungan di perusahaan. Dan seperti kebijakan lainnya anda hendaknya menetapkan :

   1. Continuous improvement
   2. Mengupayakan untuk mencegah pencemaran lingkungan
   3. Menetapkan untuk menerapkan peraturan terkait

Anda boleh saja menambahkan hal – hal lain yang sesuai dengan situasi dan kondisi perusahaan. Kebijakan lingkungan ini juga harus di evaluasi secara berkala untuk memastikan apakah kebijakan in masih relevan dengan situasi terkini dari perusahaan

4.3 Perencanaan

4.3.1 Aspek lingkungan

Penetapan perencanaan kegiatan perusahaan dalam menentukan aspeknya dalam lingkungan perusahaan. Berbeda seperti ISO 9000 yang menekankan pada proses (atau bisa anda sebut proses utama) kegiatan perusahaan. Pada ISO 14000 (dan OHSAS 18000) anda menguraikan lebih detil pada setiap aktivitas. Dan setiap aktivitas ini yang di ukur dan di hitung sejauh mana dampaknya terhadap lingkungan.Disini perusahaan di minta untuk menentukan aspek lingkungan atas detil aktivitas yang di lakukan Aspek lingkungan secara umum dapat di urai berdasarkan :
   - Legal
   - Kesehatan dan keselamatan
   - Polusi pada udara, air dan tanah
   - Buangan / limbah yang di hasilkan
   - Kepedulian bisnis / perusahaan

Kriteria – kriteria di atas bukanlah harga mati dalam penerapan dampak lingkungan. Anda bisa sana menambahkan hal – hal lain terkait dengan kepentingan dan kemampuan perusahaan. Tapi percayalah, dari kriteria diatas saja ternyata sudah banyak yang mesti dilakukan oleh perusahaan dalam menerapkan dan mengukur aspek lingkungan. Untuk metode penilaian dan pengukuran aspek lingkungan akan saya buat tulisan khusus agar lebih detil dan mudah di mengerti.

Untuk memenuhi persyaratan ini anda harus membuat prosedur penilaian aspek lingkungan yang mengatur hal:
   - Kriteria aspek
   - Metode penilaian
   - Metode pengukuran
   - Metode pelaporan

4.3.2 Persyaratan peraturan perundangan lainnya

Disini kita akan melakukan inventarisir peraturan apa saja yang terkait dengan bisnis perusahaan. Anda bisa menghubungi kementrian KLH atau pun BAPELDA di daerah anda untuk meminta peraturan – peraturan terkait lingkungan yang di terapkan di Indonesia. Sependek pengetahuan saya, setiap tahun kedua institusi pemerintah itu mengeluarkan buku – buku peraturan perundangan yang berlaku dalam masalah lingkungan. Silahkan anda menghubungi institusi tersebut dan membeli bukunya untuk kemudian memilah peraturan mana yang terkait dengan bisnis perusahaan.

Untuk memenuhi persyaratan ini anda membuat prosedur untuk melakukan inventarisasi peraturan, kemudian mengidentifikasi point – point apa saja yang yang harus di penuhi peraturan serta bagaimana melakukan update terhadap peraturan – peraturan yang akan berlaku.

4.4 Penerapan dan Operasi

4.4.1 Sumberdaya peran, tanggung jawab dan wewenang

It will be our next discussion… hehehehehe sory gw cape nulisnya n agak2 ga konsen menjelang lebaran :p

Iklan amazon... !!!

<p>&amp;amp;amp;lt;p&amp;amp;amp;gt;&amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;lt;p&amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;gt;&amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;lt;p&amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;gt;&amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;lt;p&amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;gt;&amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;lt;p&amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;gt;&amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;lt;p&amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;gt;&amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;lt;p&amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;gt;&amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;lt;iframe src="http://rcm.amazon.com/e/cm?t=t0734-20&amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;o=1&amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;p=8&amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;l=bpl&amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;asins=1567200974&amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;fc1=000000&amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;IS2=1&amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;lt1=_blank&amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;m=amazon&amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;lc1=0000FF&amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;bc1=000000&amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;bg1=FFFFFF&amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;f=ifr" style="padding-top: 5px; width: 131px; height: 245px; padding-right: 10px;" marginwidth="0" marginheight="0" scrolling="no" align="left" frameborder="0"&amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;gt;&amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;lt;/p&amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;gt;&amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;lt;/p&amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;gt;&amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;lt;/p&amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;gt;&amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;lt;/p&amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;gt;&amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;lt;/p&amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;gt;&amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;lt;/p&amp;amp;amp;amp;amp;amp;amp;gt;&amp;amp;amp;lt;/p&amp;amp;amp;gt;</p>

wrote by zulkhaidarsyah with spririt4share

semua ilmu adalah milik Allah semata..kekurangan ilmu adalah semata2 karena keterbatasan kemampuan kami

Management Review / Tinjauan Manajemen

2010-08-29T14:33:00.001+07:00

Rapat Tinjauan manajemen merupakan siklus puncak dalam menerapkan perbaikan berkelanjutan di sistem manajemen perusahaan. Disini merupakan pembuktian terakhir apakah top management (direksi) benar - benar bisa menunjukkan komitmennya dalam penerapan ISO 9001:2008 atau ISO 14000:2004 atau OHSA 18000:2007 dan yang lainnya.

Umumnya top management berisikan laporan dari Mangemen representative kepada top management tentang status pelaksanaan dan implementasi sistem manajemen di perusahaan. Dari sini top management di minta melakukan upaya - upaya yang bisa di lakukan dalam upaya menerapkan sistem yang lebih baik di masa datang.

Berikut kami tampilkan materi presentasi Rapat Tinjauan Manajemen / Management Review Meeting untuk penerapan ISO 9001:2008. Materi ini juga di terapkan pada penerapan sistem lain dengan melakukan penyesuaian seperlunya terutama input dan output tinjauan manajemen sesuai dengan sistem yang di terapkan

Rapat Tinjauan Manajemen

View more presentations from zulkhaidarsyah MT.

SIlahkan di pelajari semoga bisa membantu memetakan sedikit jalan jalan kemajuan perusahaan anda dan sekaligus anda personal.

wrote by zulkhaidarsyah with spirit 4 share

Semua Ilmu adalah Milik ALLAH semata. kekurangan ilmu adalah semata2 karena keterbatasan kemampuan kami

Metode Integrasi Sistem ISO (bagian 2 dari 2)

2010-08-21T05:00:00.004+07:00

Kita udah bahas kan beberapa prosedur yang sama sehingga bisa di gunakan untuk beberapa sistem. Untuk melihat kesamaan dalam penerapan kita menggunakan lampiran dari standar. Nih saya kasih contohnya dalam bentuk gambar (maaf bukan dalam bentuk tulisan atau tabel coz ribet banget klo nulis ulang hehehe)

Kita lihat yang saya tandai dengan garis biru, bahwa pengendalian dokumen yang ada di klausul 4.2.3 ISO 9000 itu sama dengan Pengendalian dokumen yang ada di klausul 4.4.5 ISO 14000. Sehingga anda cukup membuat 1 prosedur tentang pengendalian dokumen yang mencakup 2 standar tersebut ( atau lebih dari 2 bila anda integrasikan lebih dari 2 sistem) begitu juga dengan Pengendalian catatan.
See..?!?!? bahwa integrasi sistem dengan bantuan table ini sangat mudah di lakukan sehingga anda tidak perlu membayar saya belasan juta hanya untuk membuat jilidan dokumen anda menjadi satu hehehe.

Coba kita lihat yang di garis merah, disitu terlihat bahwa untuk sasaran mutu dan perencanaan sistem manajemen (beberapa orang menyebutnya sebagai rencana mutu / quality plan) di ISO 14000 di terjemahkan menjadi Tujuan, Sasaran dan Program. Meski pun di sandingkan sejajar tapi karena tujuan dari persyaratan ini berbeda maka anda membuat 2 dokumen yang berbeda yaitu :

- 1 dokumen yang berisi sasaran dan rencana mutu dan
- 1 dokumen yang berisi tujuan, sasaran dan program

Berarti dokumen tersebut meski disandingkan, kita tetap membuat 2-2 nya karena tujuan dari persyaratan dan pembuatan dokumennya berbeda.

Adalagi contoh yaitu di komunikasi internal (klausul 5.5.3 ISO 9000) dengan komunikasi (klausul 4.4.3 ISO 14000). Tujuan dan persyaratannya sama tetapi prakteknya sedikit berbeda karena mempunyai dasar yang berbeda. Yang pertama bicara komunikasi untuk kualitas yang lain bicara komunikasi untuk lingkungan. Mari kita lihat di kondisi actual. Kalo anda bicara kualitas dan produk biasanya di lakukan di mana?? Secara umum pasti anda mempunyai rapat harian, mingguan sampe bulanan untuk membahas masalah produksi / jasa perusahaan anda. Karena banyaknya rapat maka biasanya anda mencatat dalam notulen rapat. Nah notulen rapat, metode komunikasi ini yang di jelaskan di prosedur. Bagaimana di ISO 14000?? Anda punya kewajiban untuk mencegah pencemaran lingkungan. Dan tingkatan pencemaran lingkungan ini harus di lakukan oleh semua personil maka komunikasi anda harus lebih intens dalam bentuk lain seperti poster, gambar, tulisan atau apapun yang anda anggap cara untuk mensosialisasikan menajemen lingkungan. Begitu juga kalo anda bicara manajemen K3 maka nanti anda akan menemui istilah safety meeting atau juga safety induction sebagai metode komunikasi.

Kesimpulannya..?? terkadang persyaratan sama tetapi cara pelaksanaannya berbeda. Ini yang harus anda jelaskan dalam prosedur – prosedur yang anda buat.

OK saya coba ambil contoh lain. Gambar di atas di ambil dari persyaratan OHSAS 18000.

Di garis biru kita lihat bahwa sama – sama melakukan pengukuran dan monitoring. Di OHSAS 18000 kita melihat bahwa yang diukur adalah performance K3 sedangkan di ISO 14000 kita mengukur sejauh mana kita telah mengendalikan proses kita yang terkait pencemaran lingkungan dan atau penghematan sumber daya. Tetapi lihat di ISO 9000 kita memiliki persyaratan yang lebih banyak terkait alat ukur, proses, produk serta analisa data. Meski di sejajarkan mw tidak mau kita akan membuat prosedur sesuai dengan persyaratan ketiganya. Tetapi bila anda bisa kutak katik kalimat, anda bisa menggabungkan pengukuran dan monitoring di OHSAS 18000 dan ISO 14000 menjadi 1 prosedur kemudian menambahkan bagaimana pengukuran dan montoring di K3 dan lingkungan pada instruksi kerja yang terkait penerapannya. Kemudian silahkan anda menambahkan prosedur lain sesuai dengan persyaratan ISO 9000.

Contoh lain yang sangat jelas adalah dalam lingkaran merah. Penyelidikan kecelakaan (klausul 4.5.3 OHSAS 18000) tidak ada di ISO 14000 dan ISO 9000 maka berarti ini adalah prosedur yang khusus untuk OHSAS 18000.

Jadi kira2 gimana? Udah ada bayangan bagaimana membuat sebuah sistem terintegrasi?? Insya allah anda bisa, dan saya yakin anda bisa ini hanya perlu sedikit waktu luang untuk mempelajari standard dan melakukan pemetaaan mana yang sama dan dan mana yang tidak sama.

Mungkin ini sedikit tips dari saya ketika anda membuat integrasi sistem

1. Pastikan anda mempunyai persyaratan yang ingin di integrasikan (lo bantah gw jitak !!! hehehe)

2. Semua sistem adalah pada konsep PDCA jadi anda bisa melihat dari kacamata yang sama

3. Anda bisa membuat hal yang umum dalam 1 prosedur kemudian menambahkan instruksi kerja untuk hal

yang spesifik

4. Anda juga bisa membuat 1 prosedur yang sama tetapi dengan pembuktian pada form yang berbeda.

Contohnya pada persyaratan pemenuhan peraturan. Anda buat 1 prosedur terkait OHSAS dan ISO

14000 kemudian untuk detil peraturannya anda buat terpisah antara K3 dan lingkungan

5. Ada beberapa persyaratan yang mirip (terutama antara k3 dan lingkungan) tetapi memerlukan

pelaksanaan yang berbeda

6. …. (masih titik2 karena masih buntu pikiran gw heheehe)

Manual

Ini dokumen yang paling ribet kasih komentar dan nulisnya. Bukan karena ini sulit tetapi terkadang ini malah menjadi dokumen yang paling gampang. Penulisan manual di sebuah sistem baik sistem manapun sangat berbeda2, yang paling umum adalah dengan melakukan counter terhadap persyaratan. Yang di persyaratan tertulis "hendaknya" / "should to" maka di manual di tulis menetapkan, membuat, dan hal lainnya yang intinya adalah menyatakan bahwa organisasi telah memenuhi persyaratan yang di tetapkan. Kalau dokumen seperti ini berarti kita akan menambahkan persyaratan – persyaratan yang di tulis di sistem lain ke dalam manual yang sudah ada. Cukup menyita waktu dan pemikiran karena terkadang kita ga mendapatkan korelasinya suatu persyaratan pada judul / sub judul di manual. Meskipun begitu anda tetap bisa mendasarkan diri pada table – table yang ada di standar. Karena hubungan yang terjadi antar kolom tersebut memang menunjukkan kedekatan atau smililaritas antar topik persyaratan.

Yang gampang kalo kita nemu manual yang ga macem dan hanya menjabarkan garis besar (bener2 garis besar pernyataan dan kebijakan perusahaan) sehingga kita menemukan dokumen tipis maksimal 5-7 halaman yang dapat membuat kita lebih mudah mengutak ngatik manual tersebut. Jadi, bukan karena saya ga mw berbagi lebih banyak gimana caranya integrasi manual akan tetapi emang bingung gimana cara baginya disebabkan terlalu banyak kasuistis yang memerlukan pendekatan berbeda.

So.. next artikel is Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14000. Kita akan bahas penerapannya lebih detil di blog ini.

wrote by zulkhaidarsyah with spirit 4 share

Semua Ilmu adalah Milik ALLAH semata.. kekurangan ilmu adalah semata2 karena keterbatasan kemampuan kami

Metode Integrasi Sistem ISO (bagian 1 dari 2)

2010-08-11T22:47:00.010+07:00

Seandainya anda mempunyai sertifikasi sistem ISO 9000 kemudian anda menambahkan ISO 22000 dan OHSAS 18000 lalu di lanjutkan dengan ISO 14000 apakah anda mempunyai 4 jilid dokumen?? Kalau seperti itu berarti anda sedang menggali lubang kuburan anda sendiri. Karena anda sedang menyiapkan kerepotan – kerepotan yang terjadi ketika jadwal audit internal atau eksternal datang. Dan hampir bisa di pastikan anda tidak akan menerapkan sistem secara keseluruhan karena anda lebih sibuk menyiapkan diri menghadapi audit eksternal di bandingkan pada fokus continuous improvement yang menjadi tujuan utama Sistem Manajemen ISO. Terkecuali kalo anda mempunyai sumber daya yang berlimpah dengan menunjuk 1 orang sebagai pengendali setiap sistem dan itu jarang terjadi mengingat efisiensi perusahaan menjadi alasan utama.

Lalu bagaimana caranya supaya ke 2 atau 3 atau 4 sistem berjalan berdampingan?? 1-1 nya cara adalah anda membuat integrasi sistem. Sebuah sistem yang terintegrasi yang memadukan semua komponen sistem tersebut serta kalau perlu menambahkan sistem lain yang terkait. Di beberapa perusahaan besar, anda mungkin sudah tidak lagi mengenal sistem manajemen mutu, sistem manajemen lingkungan atau sistem keamanan pangan atau sistem manajemen K3 akan tetapi ruh dari ke empat sistem tersebut terasa kental mewarnai pekerjaan masing – masing dept. Anda boleh saja menamai sistem tersebut sebagai manajemen PT XXX. Sebuah sistem yang berupa gabungan dalam beberapa sistem yang mengkolaborasi masing – masing kepentingan sistem. Campuran atau gabungan dari sistem ini bukan merupakan tambal sulam akan tetapi saling memperkuat tanpa menghilangkan ke khasan masing – masing elemen sistem.
Di perusahaan yang cukup matang dalam berbisnis (umumnya perusahaan besar yang cukup kompleks) maka pendewasaan terhadap pemberlakuan sistem membuat hal ini dapat fokus di lakukan. Akan tetapi tidak menutup pada perusahaan kecil dan menengah untuk melakukannya karena tuntutan pasar yang cukup tinggi terkadang membuat perusahaan mensertifikasi perusahaannya dengan berbagai macam sistem. Lalu bagaimana caranya agar beberapa sistem tersebut dapat menyatu?? Kita akan coba membahasnya di tulisan ini.

Langkah pertama yang anda perlu lakukan adalah mengamati sistem tersebut. Apa saja persamaannya?? Apa saja perbedaannya?? Pada saat ini, hampir seluruh sistem menggunakan pola PDCA = Plan Do Check Action Sebuah pola berkesinambungan dalam melakukan improvement dari sebuah metode. Begitu juga sistem ISO, semuanya menggunakan pola PDCA baik implicit ataupun eksplisit yang tercantum dalam persyaratannya. Ok jadi kita mempunyai 1 persamaan yaitu semua sistem selalu mengandung perencanaan, pelaksanaan, peninjauan dan perbaikan. Lalu apalagi yang sama?? Anda bisa lihat bahwa sistem ISO cenderung menekankan pola dokumentasi sebagai tahap awal perencanaan. Kemudian kita melihat bahwa tingkatan dokumen yang ada selalu seragam dengan menggunakan tingkatan

   1. Manual
   2. SOP
   3. Instruksi kerja
   4. Form

Sebagai catatan,

Pengintegrasian dokumen dalam tulisan ini berdasarkan sistem manajemen mutu yang di tambahkan dengan sistem lainnya. Kenapa ga pake Sistem Manajemen K3 atau lingkungan zul sebagai dasar?? Alasan pertama adalah Sistem Manajemen Mutu dulu yang diterbitkan dan diterapkan serta telah membudaya di perusahaan di banding sistem – sistem lain. Alasan kedua adalah : lllaaahh gw yang nulis, terserah gw dong mau pake cara apa?? Kalao gw mw pake ISO 9000 sebagai dasar lo maw apa?? Hihihihihhihi maaf bcanda buat alasan keduanya :p

Kita juga bisa menentukan ada beberapa prosedur yang selalu muncul dalam upaya melakukan dokumentasi proses terkait ISO yaitu : Prosedur Pengendalian Dokumen, Pengendalian Catatan. Kemudian Untuk melihat keefektifan sistem selalu ada prosedur untuk audit dan tinjauan manajemen serta untuk memperbaiki ketidak sesuaian selalu ada prosedur tindakan koreksi , tindakan pencegahan. Yups akhirnya kita mempunyai prosedur yang selalu di gunakan pada setiap sistem manajemen ISO yaitu :

   1. Prosedur Pengendalian dokumen
   2. Prosedur Pengendalian Catatan
   3. Prosedur Audit
   4. Prosedur tinjauan manajemen
   5. Prosedur tindakan koreksi
   6. Prosedur tindakan pencegahan

Semua prosedur tersebut selalu di persyaratkan dalam setiap sistem manajemen sehingga seluruh prosedur tersebut hendaknya di pergunakan dalam setiap sistem yang sedang di terapkan oleh perusahaan. Terkecuali untuk ISO 9000 dan ISO 22000 maka anda harus menambahkan prosedur pengendalian ketidak sesuaian untuk memastikan produk yang tidak sesuai tidak tercampur dengan produk yang baik. Jadi tambahkan dalam dokumen integrasi anda untuk melengkapi kesamaan dari masing – masing sistem tersebut ebuah prosedur

Prosedur Pengendalian Ketidak sesuaian

Tetapi bila anda tidak menerapkan ISO 9000 dan ISO 22000 maka prosedur ini boleh saja tidak di tambahkan. Saya pribadi selalu menyarankan untuk menambahkan saja prosedur ini dalam upaya melengkapi sistem yang di jalankan.

Langkah kedua adalah bagaimana setiap prosedur mencakup keseluruhan sistem. Ada 2 prosedur yang harus anda perhatikan yaitu :

1. Prosedur pengendalian dokumen

Umumnya perusahaan menggunakan pengkodean dokumen untuk melakukan identifikasi dokumen. Nah tugas anda adalah bagaimana melakukan identifikasi agar pengkodean SOP, Instruksi kerja dan form yang digunakan memang sesuai dengan sistem. Ambil contoh seperti ini :

Misal anda menggunakan pengkodean SOP adalah sbb :

AAA / SOP / 01

dengan :

AAA = kode perusahaan PT ASYIK ASYIK AJA
SOP = Standar Operation Procedure = kode dokumen yang menunjukkan identitas dokumen sebagai prosedur
01 = Penomoran dokumen yang bersifat progressif 01, 01, 03 dst

Kita akan menambahkan kode – kode tertentu dalam penomoran dokumen untuk membedakan apakah prosedur tersebut hanya untuk sistem tertentu atau di gunakan untuk sistem lainnya. Misal anda membubuhkan kode Q (quality) untuk ISO 9000, S (safety) untuk OHSAS, E (environment) untuk ISO 14000 dan F (food) untuk ISO 22000 dan L (laboratory) untuk ISO 17025. Sehingga kode prosedur anda sekarang adalah :

AAA / SOP/Q/01 untuk prosedur yang terkait dengan sistem manajemen mutu ISO 9000.

AAA / SOP/E/01 untuk yang terkait dengan ISO 14000 dst..

Sampe sini nyambung yang saya maksud…??

Lanjut untuk kasus berikutnya, bagaimana kalao 1 prosedur digunakan untuk 2 atau 3 sistem. Contoh Prosedur untuk mematuhi peraturan dan perundang – undangan di minta oleh ISO 14000 dan OHSAS 18000. Untuk menjaga konsistensi dan supaya ga pusing bikin kode lainnya yawdah gabungin aja kedua kode tersebut dengan penomoran standar yang ada
Misal :.

Prosedur Pematuhan Peraturan dengan kode dokumen AAA/SOP/ES/01
atau anda bisa juga tulis dengan kode dokumen AAA/SOP/E/S/01
Gampangkan?? :)

Nah tadi kita udah lihat ada prosedur yang selalu di pakai oleh seluruh sistem. Di karenakan prosedur ini menjadi tugas wakil manajemen (ISO 9000, 14000, OHSAS 18000) atau Manajer Mutu (ISO 17025) atau Ketua Tim Keamanan Pangan (ISO 22000) maka untuk memudahkan pengkodean dapat di lakukan dengan menggunakan kode MR atau dengan alasan bahwa prosedur2 diatas adalah prosedur sistem manajemen anda bisa mengkodekan dengan MS(Management System) daripada anda mengurut keseluruhan kode menjadi QESFL

Untuk Instruksi Kerja dan formulir dapat menggunakan pola di atas sehingga konsistensi pengkodean dapat di jaga. Oh ya untuk manual, kalau anda biasa menggunakan manual/pedoman/panduan mutu untuk sistem manajemen mutu maka bila anda sudah mencoba mengkombinasikan dan mengintegrasikan sistem saya menganjurkan anda membuat nama sendiri.
Misal :
(hanya) MANUAL atau MANUAL PERUSAHAAN atau saya lebih sering menggunakan kata – kata MANUAL SISTEM dikarenakan kita sedang membentuk sistem dan bisa menambahkan sistem apa saja kedalam manajemen perusahaan tanpa mengubah kata – katanya. Bayangkan bila awalnya anda membuat MANUAL MUTU kemudian di tambahkan ISO 14000 anda mengubah menjadi MANUAL MUTU DAN LINGKUNGAN trus tambah lagi K3 wedew..akan panjang banget tuh nama manual hehehe Tapi untuk nama ini silahkan aja menentukan sendiri namanya sesuai dengan kepentingan dan tujuan dari perusahaan.

Hohoho bagian sederhana tapi terkadang memusingkan sudah kita bahas !!! nexttt……….!!!!!!!!!

2. Prosedur tinjauan manajemen
Kita tahu ada 7 input dan 3 output dalam ISO 9000 (hihihi gw faith of comply yah?? :p ) Gini, kalo anda ga inget apa aja 7 input dan 3 output tinjauan manajemen coba lihat di klausul 5.6 ISO 9000 tentang tinjauan manajemen. Di situ di jelaskan bahwa setiap tinjauan manajemen mutu harus membahas 7 hal dan menghasilkan 3 hal. (tapi gw ga punya standarnya zul?? Gimana mw lihat?? Reply : yawdah donlot aja di box.net gw, tuh ada di bawah tinggal klik aja nama filenya).

Pada umumnya pola tinjauan manajemen adalah melaporkan kegiatan kemajuan penerapan sistem dengan ukuran dan tujuan berbeda tergantung sistemnya kepada top management / direksi. Nah harap anda perhatikan ukuran dan tujuan sistem terkait yang di terapkan. Kalau anda integrasikan ke 14000 lihat inputnya apa aja dan tambahkan ke input tinjauan manajemen begitu juga OHSAS dan sistem lainnya. Kalau output dari sistem selalu sama terdiri dari hasil meeting, rencana tindak lanjut dan kebutuhan sumber daya.
Jadi nanti tinjauan manajemen anda akan lebih banyak pembahasan dan rencana kerjanya tergantung banyaknya sistem yang anda integrasikan di perusahaan.

Nah itu yang krusial di integrasi dokumen.

Selanjutnya adalah anda tinggal membuat prosedur – prosedur yang dibutuhkan sesuai dengan sistem yang diterapkan. Nah permasalahan berikutnya adalah prosedur – prosedur aja yang yang bisa di terapkan dalam 2 atau sistem?
Sebenarnya tekniknya sangat sederhana. Anda punya standar?? Lihat di bagian paling bawah setelah sekian banyak persyaratan. Di situ selalu ada appendix yang menjelaskan hubungan antara ISO 9000 dengan standar terkait. (ini yang jadi salah satu alasan kenapa saya menulis berdasarkan ISO 9000 bukan sistem lain).

Jadi konsepnya adalah anda membuat prosedur kemudian mengkaitkan dengan persyaratan yang ada terus lihat hubungannya dengan ISO 9000. Kalo topiknya nyambung maka anda harus membuat prosedur yang terkait dengan sistem yang nyambung tadi. Kebayang?? Kalo masih ga kebayang saya coba uraikan lebih jelas pada tulisan bagian 2 dari integrasi sistem ini.

Seperti biasa.kritik dan sarannya sangat di tunggu

wrote by zulkhaidarsyah with spirit 4 share

Semua Ilmu adalah Milik ALLAH semata. kekurangan ilmu adalah semata2 karena keterbatasan kemampuan kami

Sistem Manajemen Keamanan Pangan ISO 22000:2005 Klausul 8 (Bagian V)

2010-08-10T17:35:00.001+07:00

Akhirnya kita berhasil menerapkan sistem manajemen keamanan pangan di perusahaan kita. So what’s next? AUDIT lahhh…..apalagi?? :D Inget konsep PDCA !! di klausul 8 ini kita akan menerapkan konsep Check and Action untuk penerapan sistem manajemen keamanan pangan. Sebelum sampai di audit mari kita lihat dulu pola check yang di persyaratkan di klausul 8 ISO 22000

1. Validasi tindakan pengendalian

Ketika anda menetapkan rencana HACCP (HACCP Plan) maka anda memasukkan tindakan pengendalian terhadap titik kendali kritis yang telah di tetapkan. Di dalam HACCP plan tersebut harusnya juga ada critical limit yang di tentukan sebagai batasan dalam pengelolaan faktor yang dapat menyebabkan keamanan pangan terancam.
Pengertian validasi adalah pengesahan atau pemastian bahwa tindakan pengendalian yang anda lakukan memang telah sesuai. Bagaimana caranya?? Lakukan uji / pemeriksaan boleh secara acak atau secara teratur apakah critical limit yang telah di tetapkan sering terlewati?? Silahkan anda membuat metode dalam melakukan validasi setiap titik kendali kritis yang telah di tetapkan

Ok mari kita pastikan anda membuat prosedurnya dan pastikan bahwa anda melakukan validasi dengan bukti – bukti form yang terkait. Baik pengujian laboratorium atau pun pengujian visual atau organoleptik harus di catat yahhh.. Apalagi organoleptik walahhh.. sering banget ga di catat. Sering saya melihat cukup dengan anggukan kepala atau gelengan kepala maka terujilah sampel tersebut.
Hehehe bukan maksud ngeremehin kemampuan tester sihh bahkan saya malah sangat menghargai orang2 dengan keahlian khusus ini. Tapi tolong anggukan dan gelengan kepala ini di tulis dengan tanda centang þ atau tanda silang x pada sebuah form kemudian di tanda tangani atau di paraf sehingga kita tidak perlu merekam video anggukan dan gelengan kepala tersebut sebagai pembuktian bahwa produk atau sampel produk telah di uji. Setuju…?? :p btw saya tidak melarang loh kalo anda ingin membuktikan telah melakukan pengujian dengan rekaman video, asal kuat aja dana untuk membeli media penyimpanannya hehehehe

2. Pengendalian pemantauan dan pengukuran

Terkadang untuk melakukan pengujian atau tindakan pengendalian kita memerlukan alat – alat yang membantu pelaksanaannya. Misal anda ingin menguji suhu masak berarti anda perlu thermometer panas dan pengukur waktu yang mengukur pada suhu berapa dan dalam waktu berapa lama sebuah produk diproses (dimasak) atau misalnya untuk memastikan bahwa bahan baku atau proses yang dilakukan aman maka anda memerlukan suhu konstan sehingga anda memerlukan tindakan pengendalian dengan melakukan upaya agar suhu konstan dan memerlukan thermometer untuk memastikan suhunya sesuai.
Alat – alat inilah yang jadi fokus pada klausul ini. Bahwa anda memerlukan pengendalian terhadap alat – alat ukur ini. Supaya memastikan bahwa suhu 24 C adalah benar – benar bersuhu 24 C bukan 24, 5 C atau bahkan melenceng jauh menjadi 26 C, maka alat – alat ini perlu di kalibrasi. Anda bisa melakukan metode kalibrasi eksternal dan internal serta menyusun prosedur, metode jadwal serta pelaksana kalibrasi eksternal dan internal. Lebih jauh tentang kalibrasi dapat anda lihat di artikel lain dari blog ini

Oh ya di ISO 22000 ini juga tercantum persyaratan bila anda menggunakan perangkat lunak (software) dalam melakukan pengujian atau pemantauan. Pastikan anda melakukan kalibrasi terhadap penggunaan software ini. Iya…saya tahu software biasanya keakuratannya tinggi sehingga hampir bisa di katakan tidak salah. Kalo salah kenapa juga harus make software?? Udah beli mahal2 eh malah salah.. hihihi tul ga?? Tapi ini masalahnya adalah persyaratan :( lagian sebagus apapun software pasti terkadang ada error . Nah bagaimana anda memastikan bahwa software tersebut tidak error itu yang anda jelaskan di prosedurnya.
Gimana caranya?? Cara paling sederhana adalah anda melakukan pengujian ulang pada sampel yang sama pada kondisi yang sama dengan metode manual. Lakukan secara berkala dengan frekwensi di sesuaikan dengan tingkat kepercayaan anda terhadap software tersebut. Kalo anda yakin banget sama tuh software lakukan dengan frekuensi lebih jarang, bila anda sering melihat software tersebut ngaco yah lakukan dengan frekuensi yang lebih sering

3. Audit

Udah tahu audit kan?? Intinya sih sama aja dengan pelaksanaan audit ISO lainnya. Anda memeriksa apakah sistem yang diterapkan di perusahaan sudah berjalan kemudian mengevaluasi keefektifannya sejauh mana. Yahh pokoknya sama lah dengan audit ISO lain :p anda bisa membaca pembahasan audit di audit ISO 9000 yang telah ada di blog ini juga. Tapi ada beberapa hal lain yang harus di lakukan dalam ISO 22000 ini, audit ISO 22000 ini melakukan pemeriksaan :

- Sistem

Sama dengan audit ISO lain anda periksa apakah prosedur sudah sesuai dengan persyaratan, apakah prosedur sudah di laksanakan??

- Audit/ Evaluasi hal tertentu seperti :

Saluran komunikasi, proses yang di jelaskan dll, Analisa bahaya, PPD nya, Pelatihan dan kompetensi

- Evaluasi hasil analisis

Jadi bila anda mempunyai data terkait dengan bahaya, titik kendali atau critical limit atau lainnya terkait sanitasi, dan hal lain di GMP maka lakukan evaluasi apakah sudah memenuhi kesesuaian. Biasanya selain check list audit yang umumnya terkait dengan persyaratan saya menambahkan check list GMP dan check list HACCP Plan yang terkait dengan titik kendali kritis

Hehehe sedikit ribet yah auditnya, karena ada tambahan audit GMP dan HACCP nya tapi emang awalnya agak ribet tapi lama kelamaan juga terbiasa dan anda akan dengan mata terpejam melakukan audit ISO 22000

4. Terakhir adalah perbaikan berkesinambungan yang terkait dengan pemutakhiran sistem

Sama dengan prinsip PDCA dan continuous improvement yang ada di sistem ISO lain bahwa setelah anda menggunakan sistem anda membuat ukuran kinerja maka anda melakukan pemeriksaan sekaligus melakukan pemutakhiran dengan mengupayakan perbaikan secara terus menerus. Pepatah sedikit demi sedikit lama – lama menjadi bukit adalah contoh bagus bagaimana sebuah sistem diperbaiki dengan perubahan kecil sesuai dengan jalur yang benar maka akan berdampak luar biasa terhadap kemajuan perusaahaan.
Bila ada pertanyaan apakah yang di mutakhirkan?? Maka coba fokus pada pola sanitasi, personnel hygiene, GMP, infrastruktur karena ini adalah dasar perbaikan yang sangat penting. Kemudian lanjutkan dengan titik kendali kritis serta HACCP plan yang dibuat baru di ikuti dengan prosedur – prosedur terkait untuk memastikan keseluruhan proses berjalan dengan simultan. Apakah harus di mutakhirkan?? Ga juga sihhh.. gunakan pemutakhiran dan perbaikan seperlunya jangan kebablasan dan jangan kebanyakan karena sistem yang berubah terlalu cepat pasti akan menimbulkan keraguan, kebingungan dan kegamangan bagi karyawan lain. Pastikan perlahan, sedikit demi sedikit bahkan kalau perlu tanpa terasa berubah sehingga efek perubahan yang tidak diinginkan dapat di minimalisir.

Cihuyyyyy.. udah selesai pembahasan ISO 22000 di blog ini Ehhh belum selesai – selesai banget sihh :D tapi inti nya sudah saya coba sampaikan hal – hal yang penting tentang bagaimana cara menerapkan ISO 22000 di perusahaan. Kalau ada yang belum jelas silahkan di tanya yah dan kalau ternyata saya ga sanggup jawab jangan marah karena seperti awal tulisan pada bagian I kan udah saya tulis bahwa proses makanan / minuman itu sangat luas sedangkan bekal pengalaman dan latar belakang saya adalah teknik industri yang lebih fokus di sistem bukan di detail teknologi pangan.
Sehingga meski udah membantu beberapa perusahaan yang cukup besar untuk menerapkan GMP, HACCP dan ISO 22000 tetapi saya tahu bahwa kemampuan saya bukan sebagai pakar proses makanan / teknologi pangan. Saya hanya memetakan jalan bagi anda untuk menerapkan sistem sehingga dapat berjalan lebih baik (insya allah..)

Btw boleh curcol ga?? (curhat colongan :p ) gini..saya melihat beberapa pengunjung yang datang membaca dan bertanya tentang sesuatu hal tapi kok ga ada yang kasih komentar yah?? Hiks hiks hiks padahal komentar adalah sebuah audit bagi saya. Komentar membantu saya mendapatkan keinginan pelanggan sehingga saya bisa memperbaiki pengetahuan atau cara menulis saya. Jadi tolong kasih komentar yah jangan numpang baca doang hehehe so di tunggu kritik dan sarannya J

wrote by zulkhaidarsyah with spirit 4 share

Semua Ilmu adalah Milik ALLAH semata. kekurangan ilmu adalah semata2 karena keterbatasan kemampuan kami

Sistem Manajemen Keamanan Pangan ; Klausul 7 ISO 22000:2005 (Bagian IV.3)

2010-08-06T14:09:00.004+07:00

Bagian ini dimaksudkan untuk melengkapi persyaratan yang di minta pada klausul 7 ISO 22000:2005. Kita telah coba membahas apa aja yang terkait dengan klausul 7 ini. Dari PPD sampai dengan HACCP. Seperti pada tulisan sebelumnya, saya mengakui masih banyak aspek yang sebenarnya harus di bahas tuntas dan detil tapi karena keterbatasan niat maka saya hanya menggambarkan panduan dasarnya saja penerapan klausul 7 ISO 22000 ini. Eits jangan ngomel klo saya bilang keterbatasan niat, bukan karena saya ga niat tp lebih karena niat saya terbagi2 antara menyelesaikan pekerjaan dan idealisme menulis dan membagi apa yang saya tahu secara gretong :p

Ok persyaratan yang tersisa dari klausul 7 ini adalah sistem ketelusuran di klausul 7.9 dan pengendalian ketidaksesuaian di klausul 7.10. Kita bahas sistem ketelusuran dulu, banyak cara dalam melakukan sistem penelusuran mulai dari yang canggih sampai dengan yang sederhana. Semua cara adalah baik akan tetapi harap di sesuaikan dengan situasi dan kondisi lingkungan kerja perusahaan.

Misal dengan merujuk pada tanggal kadaluarsa. Bila anda produsen makanan / minuman resmi pasti telah mencantumkan tanggal kadaluarsa. Kalo ga berarti anda harus saya datangi dan takut2i supaya segera mencantumkan tanggal kadaluarsa karena itu peraturan pemerintah republik tercinta ini :D. Penentuan tanggal kadaluarsa biasanya berbeda – beda di masing2 produsen. Tetapi secara umum di hitung dari tanggal produksi di tambah perkiraan umur produk (shelf life). So anda punya langkah awal dalam sistem ketelusuran yaitu tanggal produksi atau tanggal kadaluarsa. Dari sini penelusuran dapat di mulai dengan menyusuri proses runut ke belakang sehingga anda bisa menentukan kapan tanggal penerimaan bahan baku.

Metode penelusuran ini bisa sangat beragam tapi secara umum kita mengenalnya dengan istilah batch (klo ga salah sih satuan yang dapat anda tentukan sendiri besarnya misal dg besaran kilo, atau besaran jumlah pengiriman ataupun ada juga yang menentukan berdasarkan besaran jumlah yang di petik bila berasal dari perkebunan atau Pertanian). Trus bagaimana sistem ketelusurannya?? Anda bisa mengkodekan setiap bahan baku di terima kemudian kode ini bisa di cantumkan pada setiap proses berikutnya baik di dalam sebuah form pengendalian proses ataupun dalam bentuk yang lebih mudah di identifikasi seperti sticker atau tanda pengenal lain yang di tempelkan di bahan baku. Seandainya anda mempunyai catatan setiap proses yang tersimpan dengan rapih, di pastikan sistem ketelusuran ini tidak akan sulit di terapkan. Anda hanya tinggal menambahkan jenis pengelompokan bahan baku (batch) ditambah identitasnya.

Jadi seandainya anda menerima bahan baku misal : daging sapi sebanyak 5 ton, kemudian anda mengolah proses tersebut pada hari I sebanyak 1.5 ton, hari berikutnya 2 ton dan hari berikutnya lagi 2.5 ton.Jumlah produk anda selama 3 hari adalah 6 ton, maka pastikan anda mengetahui bahwa daging 5 ton tersebut di olah pada hari apa saja?? Umumnya bagian Perencanaan Produksi yang bertanggung jawab untuk melakukan pemilahan bahan baku mana yang akan di pakai pada sebuah proses. Disini lah salah satu fungsinya sebuah perencanaan produksi yang baik sehingga anda mampu melakukan penelusuran terhadap waktu penerimaan bahan baku,kemana larinya bahan baku dan kapan bahan baku tersebut telah menjadi produk yang siap di jual.

Fungsi utama dari ketelusuran adalah memberikan proses lacak balik bila terjadi sesuatu pada produk yang di jual. Masih inget kasus ajinomoto dulu (maaf bukan bermaksud jelek dengan mencantumkan nama produk tapi ini hanya sebuah contoh untuk membantu mempemudah pengertian) Disitu kita lihat bahwa produsen ajinomoto berhasil melakukan penelusuran hingga tahu produk yang terkontaminasi babi terdiri dari batch berapa aja. Sehingga proses penarikan produk yang di lakukan oleh ajinomoto hanya pada batch tertentu bukan seluruh produk yang beredar di Indonesia.Bayangkan berapa kerugian yang akan di derita seandainya tidak bisa melakukan sistem ini. Dari kasus ini dapat di lihat bahwa ketelusuran produk harus mencakup :

1. Penerimaan bahan baku
Anda bisa melacaknya dari mulai Certificate of Analysis, metode pengiriman yang dilakukan supplier bahkan bila anda menerapkan ISO 9000 anda bisa melakukan pelacakan hingga ke proses yang di lakukan oleh suplier

2. Proses yang terjadi selama di manufaktur

Ini lebih mudah, anda tinggal melakukan identifikasi pada setiap bahan baku yang di terima dan selama proses hingga produk siap di jual

3. Proses distribusi hingga sampai ke tangan pelanggan
Kerjasama dengan bagian pemasaran / distribusi sangat di butuhkan dalam hal ini. Bagian ini lah yang seharusnya mempunyai catatan lengkap tentang berapa produk yang di jual, kemana produk dijual atau bahkan di tambahkan batch mana yang di jual.

Silahkan anda kreatif untuk menentukan bagaimana sistem ketelusuran anda.

Sistem ketelusuran dapat terdiri dari berbagai kombinasi, selama metode penelusuran tersebut terhubung dan mudah di telusuri silahkan aja anda membuat berbagai macam metode sesuai kebutuhan dan situasi

Setelah anda membuat sistem ketelusuran, anda bisa membuat metode pengendalian ketidak sesuaian. Jadi gini, seandainya anda menemukan produk cacat baik secara kualitas produk ataupun secara keamanan produk untuk di konsumsi maka anda membuat langkah – langkah yang diperlukan dalam tingkatan

1. Tindakan langsung
Anda membuat prosedur untuk melakukan tindakan perbaikan bila sebuah ketidak sesuaian terdeteksi oleh siapapun. Yups siapapun, bukan hanya oleh QC/QA atau pun operator. Tanggung jawab keamanan produk merupakan tanggung jawab seluruh karyawan

2. Perbaikan sistem
Bila memang perlu, anda bisa melakukan perubahan sistem, baik sistem pemeriksaan, proses atau pun sistem pelepasan / pengujian akhir produk

3. Penarikan produk
Dan bila produk telah terlanjur masuk kepasar, maka anda mempunyai sistem terintegrasi yang menentukan siapa penanggung jawab / coordinator pelaksana product recall, bagaimana sistem komandonya, bagaimana cara penarikan produk yang akan di lakukan dan jangan lupa tetapkan 1 personil yang berfungsi sebagai PR / humas yang menjelaskan setiap progress penarikan produk kepada pihak yang berkepentingan.

Sistem pengendalian produk ini bisa di integrasikan dengan sistem tanggap darurat yang ada di klausul 5. Wah saya harus berterima kasih kepada bapak suprawoto yang telah mengingatkan saya akan tanggap darurat yang ada di ISO 22000 dengan pertanyaannya via email. Sekalian saya jelaskan disini aja, bahwa tanggap darurat adalah metode dalam melakukan pengamanan terhadap produk bila terjadi bencana di lingkungan perusahaan. Konsep utamanya adalah bagaimana melakukan pengamanan produk bukan bagaimana mengamankan karyawan. Karena kalo mengamankan karyawan atau lingkungan perusahaan anda dapat melakukan adaptasi sistem SMK3 atau OHSA 18000 dan ISO 14000. Jadi anda bisa melakukan metode untuk melakukan penutupan produk yang terbuka bebas sehingga terhindar dari kontaminan dan melakukan pemeriksaan setelah bencana selesai untuk menentukan apakah produk masih bisa di gunakan atau telah di anggap terkontaminasi. Btw saya lupa apakah saya udah kirim email balasan yah ke bp.suprawoto?? Tolong ingatkan saya yah pak kalo saya belum balas email bapak :)

Nah sebagai kesimpulan, anda dapat membuat beberapa prosedur untuk memenuhi persyaratan ini yaitu ;

1. SOP Mampu Telusur
2. SOP tindakan koreksi
3. SOP Pelepasan Produk
4. SOP Penarikan Produk

Well kira – kira gitu pembahasan tentang klausul 7 ISO 22000, dari 2 tulisan yang di rencanakan ternyata berkembang menjadi 3 tulisan. Meski memang tidak lengkap2 banget tapi setidaknya anda bisa mulai menerapkan beberapa sistem/metode untuk memastikan keamanan produk kita. Saya percaya bahwa kita bertanggung jawab atas pekerjaan kita. Apalagi bila pekerjaan kita ternyata menyangkut keselamatan manusia lain. Sehingga sistem keamanan produk ini di harapkan bukan hanya menjadi topic dari bagian produksi atau QC atau marketing atau lab saja tapi menjadi topic dan ruh dari pelaksanaan pekerjaan seluruh karyawan.

Mari bayangkan betapa mulianya pekerjaan anda yang tanpa sadar telah menyelamatkan ribuan atau jutaan nyawa manusia yang telah mengkonsumsi produk anda :)

Seperti biasa, pertanyaan, saran dan kritik silahkan di layangkan ke email, chat ataupun shoutbox yang telah di sediakan. Jangan sungkan untuk meminta penjelasan karena selama di internet saya akan memberikan semuanya selama saya mampu dan secara gratis. Tapi mohon maaf kalau misalnya kami terlambat merespon email anda, bukan karena terlupakan tapi biasanya karena kesibukan atau karena saya harus mencari data untuk menjawab pertanyaan.

wrote by zulkhaidarsyah with spirit 4 share

Semua Ilmu adalah Milik ALLAH semata. kekurangan ilmu adalah semata2 karena keterbatasan kemampuan kami

Sistem Manajemen Keamanan Pangan ; Klausul 7 ISO 22000:2005 (bagian IV.2)

2010-08-03T18:04:00.014+07:00

Lanjutan langkah 5 : Program Persyaratan dasar…..

Pada tulisan bagian IV.1 saya sudah mencoba membahas tentang program persiapan dasar yang terkait dengan Infrastruktur. Kali ini kita coba bahas tentang personnel hygiene dan sanitasi yang menjadi kebutuhan dasar dalam pelaksanaan pembersihan area produk. Kita mulai dari personnel hygiene dulu yah..

Personnel hygiene

Personnel hygiene pada dasarnya adalah segala tindakan yang dilakukan dalam menjaga kebersihan untuk mencegah penyakit. Kecenderungan yang bersifat orang per orang dalam pelaksanaannya menuntut kesadaran dari setiap karyawan yang ada di perusahaan untuk mengetahui prinsip – prinsip dasar dalam personnel hygiene. Untuk memastikan personnel hygiene dari karyawan maka diperlukan beberapa aturan terkait personnel hygiene ini diantaranya adalah ;

1. Pemakaian alat pelindung
Kalau di K3 kita mengenal alat pelindung diri yang sering disebut APD atau PPE (Personnel Protective Equipment) yang bertujuan untuk melindungi pekerja dari resiko kecelakaan maka di manajemen keamanan pangan ini kita mengenal APD juga tapi dengan tujuan untuk melindungi produk dari kontaminasi yang diakibatkan oleh pekerja. Kelengkapan alat pelindung ini biasanya tergantung dari seberapa besar resiko produk tersebut terancam bahaya. Ada prinsip sederhana bahwa semakin lama produk berada di ruang terbuka maka akan semakin besar terjadi kontaminasi produk oleh pekerja dan atau lingkungan sekitar. Sehingga secara mudah dapat kita lihat bahwa pelindung diri yang harus dikenakan tergantung sifat produk yang dibuat.. Secara umum anda bisa mempunyai ;

- Baju pelindung ; dapat berupa afron / celemek yang biasa di gunakan oleh para koki atau yang lainnya
    tergantung sifat produk anda
- Penutup kepala ; dengan berbagai macam variasi baik itu seperti topi koki ataupun berupa pelindung yang
di balutkan di kepala seperti helm. Karena bertujuan untuk mencegah jatuhnya rambut ke produk maka
    pastikan anda memakai tutup kepala yang bener2 menutupi rambut
- Sarung tangan ; bila produk anda membutuhkan sentuhan tangan maka pastikan anda memakai ini
- Alas kaki ; gunakan alas kaki khusus selama di dalam ruang produksi untuk memastikan bahwa sepatu
   yang dipakai pada saat bepergian kerja tidak menjadi pembawa penyakit ke dalam ruang produksi
- Masker mulut / hidung ; berguna untuk mencegah bila karyawan sakit dan bisa menularkan bakteri dan
    virus pada produk.

2. Kebiasaan membersihkan diri dan mencuci tangan
Kebiasaan ini harus di tekankan kepada setiap karyawan untuk memastikan mereka sehat dan tidak menjadi sumber kontaminan. Jangan kaget kalau saya terkadang menekankan pada kebiasaan mandi minimal 2x sehari, meski harus diakui bahwa terkadang saya juga cuma mandi 1x sehari hehehehee tapi ketika di lapangan ini menjadi keharusan yang tidak dapat di tawar – tawar lagi.

Terus gimana cara periksanya?? Apa kita harus memasang spycam di kamar mandi mereka?? Hihihih mau dong jadi konsultannya kalo gitu :p gpp ga dibayar asal jadi tukang awasin spycam hahahaha.

Jadi gini, di salah satu klien saya akhirnya melakukan pemeriksaan personnel hygiene dengan cara melakukan pembauan alias mencium bau baju yang digunakan karyawan ketika masuk kerja. Hal ini dilakukan dengan tujuan bahwa karyawan memang mandi dan baju yang dikenakan memang bersih :D so siapkan pasukan pencium bau badan di sekitar anda !! loh ini harus zul?? Ga juga sih..ini kan cuma shock therapy kalo karyawan menganggap enteng aturan bersih – bersih, setelah beberapa lama anda bisa menghilangkan pekerjaan aneh ini :D

3. Kuku dan rambut
Selain urusan bau badan dan kebersihan pakaian, saya juga meminta dengan sangat agar setiap karyawan menjaga kebersihan kuku dan rambut. Kebersihan kuku dan rambut juga memastikan karyawan peduli dengan kebersihan pribadinya sehingga tidak mengkontaminan produk yang dibuat. Dan terkait dengan ini, saya juga menerapkan aturan tidak berkumis dan berjenggot bagi karyawan pria dan mempunyai rambut pendek bagi karyawan wanita. Tetapi terkadang kita menemukan norma dan aturan agama dalam hal ini, untuk kasus tersebut saya menyarankan karyawan wanita untuk mengikat rambutnya sependek mungkin (entah di sanggul ataupun di gulung) dan kemudian memastikan karyawan tersebut menggunakan pelindung kepala. Untuk karyawan pria mau tidak mau anda harus menutup kumis, jambang dan jenggot dengan penutup yang disediakan khusus buat anda. Wuahhh jadinya yang keliatan cuma mata dan tangan dong yah?? hihihihi :D

4.Ga ada urusan sama parfum. Jadi ga di syaratkan pake parfum !!! hahahaahaha :D

So untuk memenuhi persyaratan pada klausul 7.1 dan 7.5 yang terkait dengan pengendalian persyaratan dasar maka anda harus membuat :

1. Prosedur sanitasi

2. Prosedur personnel hygiene

3. Prosedur GMP

4. Prosedur Pengendalian Hama

5. Prosedur pengendalian suhu (ruang/mesin : inget makanan biasanya selalu terkait dengan suhu)

6. Prosedur maintenance ( dg tambahan penjelasan pada kontaminasi silang dan personnel hygiene)

Hal – hal lain yang bila perlu di buat prosedur yah silahkan aja tapi yg penting adalah praktiknya spt :

- Cara pengolahan limbah

Pengolahan limbah ini bukan bertujuan untuk menghindarkan bahaya lingkungan tapi bertujuan untuk mencegah kontaminasi silang dari limbah ke produk

- Pembersihan alat permukaan yang kontak langsung dg makanan / minuman
Pasti ada kan permukaan mesin yang kontak langsung dg makanan?? coba buat aturan bagaimana permbersihan dan perawatannya

- Pengelolaan bahan kimia yang digunakan (biasanya bahan kimia ada di cairan pembersih)
- Dll. Pokoknya coba buat aturan dan prosedur dari A-Z terkait penanganan kontaminasi, sanitasi dan hygiene

Atau anda juga dapat membuat instruksi kerja untuk menjelaskan lebih detil tentang suatu hal pada proses. Perbedaan prosedur dan instruksi kerja telah saya ceritakan pada tulisan tentang ISO 9000. Jadi silahkan aja di pilah pilih mana yang IK mana yang SOP.

Langkah 6 : HACCP

Klausul 7.3, 7.4, 7.6 , 7.7 bercerita soal 7 langkah HACCP. Anda tahu HACCP kan?? Kalo ga tau, silahkan duduk manis dan dengarkan kakek bercerita hehehe Jadi gini, HACCP itu awalnya adalah standar makanan dan minuman yang di pergunakan dalam makanan dan minuman yang dibawa oleh astronot amerika. Standar ini di terapkan dengan maksud agar para astronot tidak terkena penyakit saat pelatihan, apalagi saat di ruang angkasa. Bayangkan bila proyek milyaran dolar harus tertunda karena astronotnya sakit akibat salah makan?? Pusing kepala kan?? Apalagi kalao astronotnya malah sakit di angkasa luar?? Cari dokter kemana di sana?? Sependek pengetahuan saya sih belum ada rumah sakit atau dokter jaga 24 jam di luar angkasa :D hallaaahhh malah ngelantur :p .
Nah standar ini kemudian di terapkan di industry makanan dan minuman di amerika dan kanada. Ini menjadi 1-1 nya metode penstandaran langkah – langkah dalam melakukan tindakan pencegahan akibat bahaya makanan. Langkah – langkah ini terdiri dari 7 langkah yang di jabarkan dalam klausul – klausul yang ada di ISO 22000. Untuk sekedar pengingat maka 7 langkah HACCP itu dapat di uraikan sbb :

1. Analisa bahaya lihat klausul 7.3 dan 7.4

2. Penentuan titik kendali kritis (critical control point) lihat klausul 7.6.2
3. Penentuan batas kritis (critical limit) lihat klausul 7.6.3
4. Penentuan prosedur monitoring lihat klausul 7.6.4
5. Penentuan tindakan perbaikan lihat klausul 7.6.5 / 7.10
6. Penentuan prosedur perekaman / pencatatan lihat klausul 7.7
7. Pemeriksaan sistem HACCP lihat klausul 7.8

Langkah – langkah HACCP

1. Uraian Produk
Sebelum melakukan analisa bahaya di harapkan anda membuat uraian produk terlebih dahulu. Uraian produk ini menceritakan bagaimana bentuk produk anda baik secara fisik ataupun secara kimiawi. Kira – kira uraian produk ini mencakup :
   - Deskripsi produk
   - Jenis pengemasan yang digunakan
   - Cara penggunaannya ( perlu di masak/dipanaskan terlebih dahulu spt mie instan atau langsung di makan)
   - Target produk ( produk ini aman di makan oleh siapa?? golongan umur berapa?? )

2. Diagram alir

Kemudian anda membuat diagram alir / flow process dari produk tersebut. Saya ga perlu jelaskan bagaimana membuat diagram alir kan?? Pokoknya anda saya anggap udah tahu bagaimana cara membuat diagram alir. Setelah itu baru anda membuat

3. Analisa bahaya
berdasarkan urutan diagram alir tersebut. Seperti yang saya bilang, tentukan analisa bahaya dari 3 komponen yaitu kimia, fisika dan biologi

4. Titik Kendali Kritis
Anda menentukan titik kendali kritisnya berdasarkan 4 pertanyaan dari HACCP tree. Waduhhh saya agak bingung gambarin pertanyaannya lebih detil tp silahkan liat gambarnya aja deh yang saya ambil dari SNI HACCP

(gambarnya sementara di edit dulu yah :D )

Untuk lebih jelasnya metode penerapan HACCP anda dapat mengunduh standarnya di tempat biasa. (comment : dimana zul?? Reply : tempat biasa lah..ente biasa unduh dmn?? Reply : di bsn atw di di milis reply : yawdh nih gw ksh tmpt unduh langsung di box.net gw ..trus sroll mouse nya ke bawah n liat2 file standar yang bs di unduh reply again : bilang makasih dong.. jangan cuma diem2 ngunduh hehehe piss :p ).

5. Batas kritis
Setelah anda menentukan titik kendali kritisnya baru anda tetapkan batas kritisnya. Kalo misalnya titik kendali kritis nya adalah bakteri tertentu maka tentukan batas maksimal bakteri tersebut di perbolehkan dalam makanan.

6. monitoring
Udah ada batas kritis berarti anda membuat aturan bagaimana caranya agar monitoring terhadap batas kritis itu dilakukan. Atau bisa juga anda menentukan bagaimana monitoring memastikan bahwa batas kritis itu tidak terlewati. Tetapkan saja caranya kemudian anda lakukan secara periodic sehingga anda memang benar2 memastikan bahwa batas kritis tersebut tidak terlampaui.

7. Tindakan perbaikan
Nah kalau anda melihat batas kritis tersebut di lampaui, bagaimana caranya untuk mengendalikan atau memastikan batas kritis tersebut kembali sesuai dengan standar?? Lakukan beberapa langkah sesuai dengan kondisi sehingga batas kritis tersebut dapat kembali ke ambang batas yang di persyaratkan

8. Pencatatan rekaman
Disini kita menentukan bagaimana metode pengambilan bukti objektif, penyimpanannya hingga melakukan penganalisaaan sehingga kita bisa membuktikan bahwa tujuan keamanan pangan dapat di penuhi

9. Audit dan verifikasi
Pemeriksaan sistem ataupun verifikasi HACCP dilakukan untuk meninjau apakah Titik Kendali Kritis tersebut masih dalam kondisi yang di inginkan?? Apakah kita telah berhasil mengendalikan?? Apakah titik tersebut masih layak di kendalikan?? Atau apakah anda menemukan titik lain yang perlu di kendalikan dan menganggap titik kendali kritis yang lama sudah tidak perlu lagi di kendalikan. Tinggal anda tentukan metode verifikasi, waktu, pelaksana verifikasi hingga pelaporan dan tindakan yang perlu di lakukan dalam suatu prosedur tertulis

Kira – kira gitu gambaran singkat HACCP yang di maksud dalam klausul 7 ISO 22000:2005. Memang tidak terlalu detil tapi di harapkan dapat memberikan sedikit panduan dalam penetapan HACCP di perusahaan anda. Sebagai konklusi pemenuhan syarat klausul ini anda bisa menetapkan prosedur

1. Prosedur HACCP
2. Prosedur Verifikasi
3. Instruksi kerja terkait spt : IK pemeriksaan bakteri, IK pengambilan contoh produk, IK lain sesuai kebutuhan

Udah dulu segini ..

sebenarnya masih ada yang belum di ceritain tapi belum masuk ke memory perlu di defrag dulu memori di kepala gw hehehehe. Next kita akan menyelesaikan bagian ketiga dari bagian empat ini yang membahas dan menyelesaikan tentang klausul 7 ISO 22000 : 2005

wrote by zulkhaidarsyah with spirit 4 share

Semua Ilmu adalah Milik ALLAH semata. kekurangan ilmu adalah semata2 karena keterbatasan kemampuan kami

iklan nih... terserah mw klik atw ga.. :D

Sistem Manajemen Keamanan Pangan; ISO 22000:2005 Klausul 7 (bagian IV-1)

2010-07-08T14:43:00.009+07:00

Tadinya mau nulis per klausul seperti tulisan terdahulu, akan tetapi mengingat bahwa blog ini dibuat untuk dipelajari dalam skala penerapan bukan hanya sekedar pengetahuan maka gaya tulisan untuk bagian ini dilakukan dengan langkah – langkah yang diperlukan dalam mengimplementasikan system ini di perusahaan kemudian baru di kaitkan dengan persyaratan apa saja yang terkait dan telah dipenuhi dengan langkah – langkah tersebut.

Langkah – langkah penerapan

Langkah 1 : Anda harus meminta komitmen perusahaan (top management / direksi) untuk menerapkan persyaratan ini di perusahaan

Langkah 2 : Anda membentuk tim untuk mengidentifikasi, membuat dan mengimplementasikan aturan / prosedur yang akan diterapkan.

Langkah 3 : Siapkan tim anda dengan persyaratan yang ingin dipenuhi

Ya iyalah ..anda ingin memenuhi persyaratan ISO 22000:2005 tapi anda tidak punya persyaratannya jadi bagaimana mungkin..?? membaca aja aku sulit ( iklan mode on :D) so cari dulu persyaratannya di web BSN. Setelah itu anda lihat codex dari produk anda. CODEX ini (beneran ko tulisannya codex bukan code) adalah regulasi yang di terapkan dalam produk – produk yang siap di makan. Untuk keterangan lebih lanjut dapat anda liat di http://www.codexalimentarius.net/web/index_en.jsp . Lalu silahkan browsing di web BSN terkait standar produk yang anda buat http://websisni.bsn.go.id/ . Terkait dengan standar produk ini, lebih baik anda cari dulu di web bsn untuk standar produknya karena banyak standar codex yang sudah di adopsi ke standar SNI dan sekaligus terdapat peraturan yang bilang kalo ada standar lokal gunakan standar lokal bukan standar internasional.Lagian lebih enak ngerti kalo bahasa Indonesia kan daripada bahasa inggris yang bikin kepala sedikit senat senut..:p

Langkah 4 : Silahkan anda membuat prosedur – prosedur dasar seperti yang tercantum dalam tulisan terdahulu

Prosedur – prosedur dasar ini (saya sering juga menyebutnya sebagai prosedur system) adalah ;

    1. Prosedur Pengendalian dokumen
    2. Prosedur Pengendalian Catatan
    3. Prosedur Pengendalian Produk tak sesuai
    4. Prosedur tindakan koreksi
    5. Prosedur Tindakan Pencegahan
    6. Prosedur Audit Internal

3 terakhir dari prosedur tersebut akan kita bahas di tulisan terakhir. Khusus untuk pengendalian dokumen jangan lupa cantumkan aturan penomoran dokumen untuk memastikan bahwa anda mempunyai dasar dalam mengidentifikasikan prosedur yang akan anda buat.

Langkah 5 : Mari kita masuk ke area Program Persyaratan Pendahuluan

Untuk masuk ke bagian ini mari kita lihat 1-1 terkait aturan penerapan GMP di lingkungan kerja.

1. Ruang Persiapan Produksi

Di beberapa produk makanan, diperlukan proses persiapan untuk membuat bahan baku siap untuk di olah. Misal anda memerlukan pencucian bahan makanan segar, berarti anda perlu menyiapkan ruang pencucian yang bebas dari kontaminan sekaligus juga metode dan perencanaan pencucian yang diperlukan. Atau bila di produk daging olahan, anda menemukan bahan baku beku dan bahan baku ini perlu di segarkan kembali (kalo ga salah namanya thawing yah?? He3 lupa2 inget :p). Nah ruangan untuk melakukan proses ini tetap anda jaga untuk skala kebersihannya.

2. Ruang produksi

- Bagaimana kondisi kebersihan dan sanitasi ruang produksi??

Coba perhatikan lantai dan dinding ruang produksi anda. Apakah memerlukan pembersihan?? Pastikan kondisinya memang bersih dan kering untuk menghindari jadi tempat tumbuh kembang biak bakteri dan jamur yang menjadi kontaminan produk anda. Kalo anda merasa membutuhkan pembersihan (harus merasa ..!!!) anda membutuhkan prosedur terkait bagaimana cara membersihkan ruang produksi anda. Sekali lagi lakukan konsep PDCA dalam pelaksanaan pembersihan ini. Anda membuat rencana, kemudian anda membuktikan bahwa anda memang melakukan pembersihannya serta anda melakukan pemeriksaan dan evaluasi apakah rencana dan pelaksanaan anda telah cukup membersihkan ruang produksi.Oh ya, tolong inget, mengingat petugas bersih2 sering berpendidikan rendah maka buatlah aturan dan form untuk membuktikan penerapan persyaratan dalam bentuk yang paliiiinngg.g…… sederhana

- Bagaimana dengan mesin produksi yang digunakan??

Untuk mesin produksi, coba anda buat daftar mesin – mesin yang anda gunakan. Udah?? Kemudian tambahkan beberapa kode untuk mengidentifikasi mesinnya. Udah?? Nah terus bikin jadwal perawatan (inget..perawatan bukan perbaikan !!) Nah anda telah membuat jadwal perawatan mesin seperti persyaratan klausul….
Setelah itu coba bikin 1 form yang berisi Nama mesin, spesifikasi serta jenis perawatan yang dilakukan berikut waktu perawatannya. Gantungkan pada setiap mesin yang anda punya dan pastikan form ini terlindung dari kemungkinan menjadi penyebab kontaminasi. Sekarang anda mempunyai satu alat untuk membuktikan bahwa anda memang melakukan perawatan mesin

Kemudian beranjak ke perbaikan mesin. Buat prosedur terkait dengan perbaikan yang perlu dilakukan. Kalau perlu anda membuat sebuah manual book yang menjelaskan bagaimana langkah pertama ketika melakukan perbaikan. Maksudnya gini, kalau ada sebuah gejala mesin tidak berfungsi dengan baik, anda menulis misalnya ; pindahkan mesin atau lokalisasi mesin supaya tidak digunakan kemudian lihat temperatur mesin, lihat kondisi oli, lakukan pelepasan mur dan baut..etc. Jangan lupa pastikan bahwa ketika anda melakukan perbaikan mesin, anda tidak menjadi kontaminan produk anda :p Nah ini sebenarnya mirip ISO 9000 tetapi ada beberapa hal pokok yang perlu anda perhatikan, seandainya mesin tidak bisa dipindahkan maka anda membuat aturan khusus supaya ketika melakukan perbaikan tidak menyebabkan ceceran oli, asap, atau bahkan mur / baut yang tertinggal dan dapat tidak sengaja masuk ke dalam produk (bayangkan ketika anda memakan suatu produk dan anda menggigit mur yang kerasnya bikin kita memaki – maki :p)

Hal di atas adalah hal – hal dasar dalam perbaikan dan perawatan mesin. Anda boleh saja menambahkan beberapa hal untuk memastikan bahwa mesin anda siap digunakan dan proses perawatan serta perbaikan tidak menjadi sumber kontaminan. Misal anda menambahkan kepada operator aturan pembersihan alat / mesin sebelum dan sesudah kerja atau anda membuat tanda khusus ketika sebuah mesin rusak (pernah lihat tulisan "broken" pada fasilitas umum seperti lift, keran air di toilet ??) nah kira2 seperti itu tanda yang sederhana

- Bagaimana dengan utilitas pendukungnya??

Kita masuk ke fasilitas pendukung, ini perlu penyesuaian tergantung karakteristik proses yang anda lakukan. Tapi secara umum kita coba lihat kira – kira apa yang perlu anda perhatikan ketika mengidentifikasi kebutuhan GMP anda.

Air

Bila proses anda memerlukan air maka anda perlu memastikan bahwa air yang digunakan adalah air yang sesuai dengan standar air minum. Coba deh cari peraturan tentang standar teknis air minum. Disitu dijelaskan beberapa persyaratan teknisnya seperti kandungan logam, mineral dll. Setelah anda mendapatkan peraturan anda harus memastikan bahwa perjalanan air dari penerimaan (baik dari sumur bor maupun dari jaringan PAM) hingga di gunakan untuk produksi. Jadi pastikan anda melakukan pembersihan di tempat penyimpanan air sementara (kalau anda punya) serta memastikan jaringan pipa air dan jaringan pembuangan limbah tidak terlalu berdekatan yang dapat menimbulkan kontaminan. Silahkan anda cari – cari gambar pipa air dan pipa pembuangan limbah (probadi ataupun perusahaan) anda untuk memastikan bahwa air yang digunakan tidak tercemar.Kemudian usahakan anda membuat pengujian air secara berkala untuk memastikan air anda memang selalu layak digunakan. Oh ya kalau anda ambil langsung dari air tanah perhatikan yah jarak antara sumur pengambilan air dengan tempat penampungan limbah yang anda gunakan. Kira – kira perlu jarak min 10 m antara ke dua tempat itu. Tapi ini tergantung jenis tanahnya juga sih..

Udara

Perhatikan kondisi udara, apakah cukup bersih? Ataukah banyak menilbulkan debu karena proses produksi anda? Nah pastikan bahwa anda mempunyai udara cukup bersih, tidak lembab dan cukup kering. Karena ini persyaratan umum untuk menjamin bahwa bakteri tidak sedang berpesta di ruang produksi anda.

Suhu

Kalau anda memerlukan suhu khusus dalam proses produksi anda pastikan bahwa anda mempunyai temrometer suhu di setiap ruangan. Termometer ini berguna untuk memastikan bahwa anda memang memperhatikan kondisi makanan yang diproses, Dan jangan lupa untuk membuat form terkait pemeriksaan suhu ini. Frekuensi pemeriksaannya minimal adalah 1 x sehari tetapi kalau memang membutuhkan suhu yang konstan anda di anjurkan melakukan pemeriksaan suhu ketika saat – saat suhu naik atau turun seperti awal masuk kerja dan setelah jam istirahat.

Wuahhhhh banyak kan buat ruang produksinya aja.. itu juga lom bahas tentang manusianya alias pekerja. Padahal sumber kontaminan terbesar adalah dari manusia bukan dari alat atau bahan produksi

3. Ruang Pengemasan

Pada dasarnya semua ruangan yang anda punya harus di jaga dari 3 pertanyaan di atas. Anda hanya perlu menganalogikan mesin produksi dengan alat produksi yang diperlukan dalam proses yang diperlukan.
- Kondisi kebersihan dan sanitasi ruang pengemasan
- Alat pengemasan yang digunakan
- Utilitas pendukung yang diperlukan

Silahkan anda melihat beberapa hal terkait ruang dan proses pengemasan yang anda punya. Oh ya jangan lupa bahan kemasan yang anda pakai. Pastikan bahwa anda menggunakan bahan yang food grade untuk memastikan bahwa kontaminan produk tidak terjadi saat produk berada dalam proses pengiriman dari pabrik anda sampai meja makan.

4. Ruang Penyimpanan

Secara umum anda mempunyai ruang penyimpanan bahan baku dan produk jadi, mulai sekarang coba tambahkan ruang untuk menyimpan bahan kemasan untuk memastikan bahwa kontaminan antar produk tidak terjadi.

Anda harus ingat bahwa masing – masing bahan tersebut memiliki sifat yang berbeda satu sama lain, sehingga anda disarankan untuk melakukan perbedaan perlakuan terhadap bahan. Atau bisa saja anda membuat perbedaan prilaku berdasarkan jenis bahannya. Misal seluruh plastic, karton, kertas dan barang – barang sejenis di tempatkan dalam 1 ruangan. Seluruh produk daging di tempatkan dalam ruang khusus dst. Sehingga anda dapat lebih mudah dalam melakukan pengendalian terhadap kemungkinan bahaya kontaminan produk atau bahkan bahaya akibat kesalahan dalam memperlakukan barang.

Disisi ruang penyimpanan bahan baku dan produk jadi, dikarenakan sifat produk makanan yang cenderung rusak maka anda diharuskan menggunakan pola penyimpanan dan pengeluaran dengan system FIFO. Sistem FIFO (First in First Out) adalah system yang menggunakan prinsip bahwa barang yang lebih dulu datang maka dipastikan dia lebih dulu pergi. Dengan system ini maka anda harus mengatur pola penyimpanan sehingga memudahkan perpindahan barang di gudang dapat sesuai dengan system yang diterapkan ini.

Dan untuk memastikan tidak terjadi kesalahan pengambilan bahan baku usahakan anda membuat rempat – tempat khusus untuk setiap bahan baku dan di beri label atau penamaan jenis barangnya. Hal ini untuk menjaga produk anda tetap sesuai dengan standar yang telah anda tetapkan dan sesuai dengan prinsip HACCP pada klausul……

Ok saya rasa itu dulu yang saya inget penerapan FSMS ISO 22000:2005 dari sisi Program Persyaratan Dasar terkait dengan infrastruktur yang ada di perusahaan. Berikutnya kita akan bahas terkait dengan personnel hygiene, sanitasi dan (mungkin) HACCP nya sendiri.

wrote by zulkhaidarsyah with spirit 4 share
Semua Ilmu adalah Milik ALLAH semata.. kekurangan ilmu adalah semata2 karena keterbatasan kemampuan kami

numpang iklan lagi.... :D

Sistem Manajemen Keamanan Pangan; ISO 22000:2005 Klausul 6 (bagian III)

2010-07-04T15:44:00.001+07:00

Saya fikir manajemen sumber daya merupakan salah satu kendala dalam menerapkan system ISO di perusahaan. Terkecuali untuk perusahaan – perusahaan besar yang memang telah mempunyai program yang jelas tentang SDM nya, perusahaan – perusahaan menengah ke bawah masih tetap memandang bahwa SDM adalah sebuah cost yang harus di tanggung perusahaan dalam menjalankan roda perusahaan. Tapi its ok lah, biarkan semua kesadaran akan pentingnya sumber daya perlahan – lahan dipahami oleh para pemilik perusahaan. Sedangkan disini mari kita lihat criteria ideal dalam penerapan ISO 22000:2005 dalam perusahaan penghasil makanan dan minuman.

Klausul 6.1 Ketentuan tentang sumber daya

Persyaratannya bilang bahwa manajemen HARUS menyediakan sumber daya yang cukup dalam menerapkan system manajemen keamanan pangan. Kata harus menjadikan ini sebuah kewajiban bagi manajemen untuk menyediakan segala yang dibutuhkan dalam penerapana system. Tetapi nanti anda harus ingat bahwa ternayta beberapa perusahaan mempunyai kondisi GMP yang cukup memprihatinkan sehingga tidak mampu menjalankan system ini dengan sempurna. Apakah ini di anggap bahwa Sistem Manajemen Keamanan Pangan tidak dapat diterapkan dalam perusahaan itu?? Bisa saja kok.. nanti kita lihat pembahasannya.

Klausul 6.2 Sumber daya manusia

Klausul 6.2.1 Umum

Secara umum sama seperti ISO 9000, bahwa karyawan harus memiliki kompetensi yang cukup dalam menerapkan system. Tetapi di karenakan bahwa ini adalah manajemen keamanan pangan yang membutuhkan pengetahuan dan kemampuan dalam mengidentifikasi bahaya – bahaya yang diperlukan maka kompetensi ini akan menyangkut pengalaman, pendidikan dan pelatihan yang sesuai dengan teknik keamanan pangan. Ada beberapa jurusan yang dianjurkan masuk dalam tim keamanan pangan yaitu jurusan biologi, kimia, teknologi pangan, gizi, pertanian dan beberapa jurusan lain terkait kemampuan menganalisa bahaya. Tetapi bila anda memang bukan dari jurusan tersebut, jangan takut tidak terlibat dalam tim keamanan pangan ini. Ketika kita bicara kompetensi, bukan hanya tentang pendidikan tepai juga menyangkut masalah pelatihan yang diterima serta pengalaman yang dimiliki personil. Salah satu klien saya mempunyai personil hebat yang mengerti tentang proses, bakteri, bahaya dan lain hal yang terkait dengan keamanan pangan. Tetapi pendidikan dia hanya SMU, dengan pengalamannya yang unik dan berpuluh2 tahun maka saya menganggap beliau adalah salah satu resource dalam mengidentifikasi bahaya dalam proses – proses perusahaan.

Untuk memenuhi persyaratan ini perusahaan harus mempunyai uraian pekerjaan setiap jabatan, serta kebutuhan kemampuan personil dalam menjalankan jabatan tersebut (job description dan job specification). Misal untuk seorang QC di perusahaan makanan, seharusnya dia mengerti tentang proses, kemudian memehami konsep kualitas, sekaligus mampu menentukan baik buruknya produk. Cantumkan persyaratan terkait Pendidikan, Pengalaman, Pelatihan serta Kemampuan khusus dalam melakukan pekerjaan sesuai dengan jabatan. Anda boleh juga menampilkan persyaratan umur, jenis kelamin ataupun persyaratan tambahan lain.

Kira – kira gini neh format dalam kualifikasi jabatan :

No	Jabatan	Uraian Tugas	Pendidikan	Pengalaman	Pelatihan	Kemampuan lain	Persyaratan lain
1	Ketua Tim Keamanan Pangan / Wakil Manajemen / management Representative	Membangun dan memelihara system keamanan pangan Memastikan keamanan produk yang diproduksi dll	Min S-1 Jur Tek.Pangan, biologi, kimia dan sejenis atau D3 dengan jurusan sesuai serta pengalaman minimal >5 tahun	Min 4 tahun	GMP HACCP ISO 22000:2005 Internal Audit	Leadership Mengerti analisa Bahaya / Titik Kendali Kritis Mengerti konsep Kualitas
2	Manager QC	Memastikan produk berkualitas dan aman Melakukan pengawasan terhadap TKK dan batas kritis	Min S-1 Jur Tek.Pangan, biologi, kimia dan sejenis atau D3 dengan jurusan sesuai serta pengalaman minimal 5 tahun	Min 2 tahun	Kalibrasi 5 S TQM ISO 9000 ISO 22000	Leadership Mampu melakukan sampling Mampu menerapkan system kualitas	Dedikasi Rajin Berorientasi hasil Mampu bekerja di bawah tekanan
3	dll	dll	dll	dll	dll	dll	Dll

Kebayang kan?? Kalo ga kebayang tanya bagian HRD lo aja gihh hahahaha :p

Klausul 6.2.2 Kompetensi, kepedulian dan pelatihan

Kompetensi sudah di bahas di atas, bahwa organisasi harus mempunyai personil yang mampu menjalankan tugas dari jabatannya, terutama adalah personil yang terlibat langsung dalam keamanan pangan. Kalau pelatihan ada beberapa cara dalam membuktikan bahwa perusahaan memang peduli atas kompetensi personil. Pertama adalah anda menyusun jadwal pelatihan periodik. Anda boleh menyusun jadwal pelatihan per 6 bulan atau lebih baik per tahun. Jadwal yang anda susun harus memasukkan pelatihan yang terkait dengan keamanan pangan. Misal pelatihan tentang sanitasi, personel hygiene, haccp, hama ataupun pelatihan lainnya. Yang anda perlu ingat adalah sebuah pelatihan tidak harus serta merta dilakukan diluar (public training) atau mendatangkan orang luar perusahaan (in house training). Yang diutamakan adalah penambahan ilmu dari karyawan. Anda bisa aja membuat pelatihan di dalam perusahaan dengan personil dari dalam perusahaan yang di anggap mampu membawakan atau memberikan bekal ilmu pengetahuan bagi karyawan lain. Atau anda boleh saja menganggap seorang karyawan magang selama masa magangnya sebagai sebuah pelatihan. So anda dapat menekan biaya – biaya pelatihan yang terkadang membelalakkan mata bagi seseorang. Hahh !! untuk ngomong selama 4 jam orang itu di bayar sekian belas juta?? Hehehehe ini sering saya dengar dari orang yang tidak mengerti betapa mahalnya ilmu. Jadi berterima kasihlah kepada diriku yang bodoh ini tapi sering nulis dan bagi2 sedikit kebodohan kepada orang lain hihihi

Klausul 6.3 Infrastruktur

Persyaratannya sederhana harus menyediakan sumberdaya dalam membangun dan memelihara infrastruktur. Tetapi cara memenuhi persyaratannya yang sedikit puyeng. hiks hiks.. Anda harus memenuhi persyaratan untuk keamanan pangan, nah ini berarti melibatkan system GMP dalam infrastruktur. Apa saja yang harus di penuhi, nanti kita bahas dalam system GMP yang di bahas dalam klausul 7. Selain itu anda juga harus mampu melakukan perawatan infrastruktur yang ada, sehinggga anda harus membuktikan dalam sebuah "jadwal perawatan mesin dan infrastruktur" setelah anda membuat jadwal maintenance anda juga harus memperhatikan metode perawatan yang anda lakukan. Maka buatlah check list apa saja yang harus diperiksa bila anda melakukan maintenance mesin. Dan pastikan alat – alat yang digunakan dalam maintenance dilakukan maintenance..!! hehh…maksudnya?? Hihihi agak2 ambigu gitu kalimatnya.. Jadi gini, anda melakukan maintenance, anda butuh apa?? Obeng? Oli mesin? Atau anda perlu kain lap untuk membersihkan. Pastikan semua peralatan dan bahan yang dipakai dibersihkan untuk menghindarkan dari kontaminasi. Setelah itu usahakan anda menggunakan bahan – bahan food grade. Bahan food grade ini maksudnya adalah bahan – bahan yang aman untuk makanan sehingga tidak mengkontaminasi produk yang diproses perusahaan. Untuk membuktikan bahwa anda memang melakukan itu bikin "jadwal pemeliharaan alat bantu" kemudian anda lakukan perawatan sesuai jadwal. Jadi inget, lakukan maintenance untuk alat produksi dengan memperhatikan sanitasi, serta jangan lupa lakukan sanitasi juga untuk alat – alatnya. Itu hanya bicara soal mesin produksi, terus bagaimana dengan infrastruktur lain?? Nah itu juga harus di bahas..

Contoh sederhana

TEMPAT SAMPAH , pastikan anda memang mempunyai tempat sampah atau lebih tepatnya adalah "tempat membuang sampah". Dan untuk menghindari kontaminasi anda di anjurkan untuk mengadakan tempat sampah berpedal (yang ada injakan kakinya itu lohh… kalo kita injak trus kebuka tutupnya) terus
WASTAFEL / tempat cuci tangan berikut perlengkapannya. Yang di maksud perlengkapannya adalah
- keran yang bisa keluar air (awas aja kalo ga ada airnya tuh keran ..!! ) usahakan menggunakan keran air sentuh bukan keran air putar sehingga untuk mengalirkan dan menghentikan aliran air anda cukup menyentuhnya tidak dengan cara memutar.Paling bagus sih kalau itu keran menggunakan sensor panas, sehingga tangan anda tidak menyentuh apapun sebelum, selama dan sesudah cuci tangan.
- Trus ada sabun buat cuci tangan pastikan menggunakan sabun cair. Sekali lagi ini alasannya adalah kontaminasi.
- alat pengering baik itu dalam bentuk handuk/kain lap ataupun pengering otomatis (hand dryer) yang berfungsi untuk mengeringkan tangan setelah anda mencucinya.
- Dan jangan lupa usahakan ada tempat sampah di sekitar wastafel untuk membuang hal – hal yang perlu di buang. Wewww.. ribet kan peralatan hanya untuk cuci tangan?? :D
Pakaian kerja, dari mulai ujung kepala sampai ujung kaki. Dari penutup kepala, masker, baju kerja, sarung tangan, sepatu dan perlengkapan tambahan yang diperlukan sesuai dengan tingkat bahaya proses makanan yangdibuat

Klausul 6.4 Lingkungan Kerja Terakhir..!!! Lingkungan kerja neh... ini mah seperti ISO 9000 tapi lebih parah. Karena anda harus memperhatikan sanitasi, personnel hygiene serta GMP nya. Sekali lagi ini akan dibahas di klausul 7 untuk lebih mengakomodir persyaratan terkait. Hehehe sabar yah pemirsa, tungguin edisi klausul 7 yang mungkin akan saya buat 2 seri karena sangking banyaknya (kata "sangking" bukan karena kesalahan ketik tapi karena emang buaaanyyakk banget so ini adalah jamak dari kata "saking" hihihi)

Klausul 6 segini dulu yah ..ntar kalo ada yang ditanya, langsung aja isi form komen atau imel dengan cara ngisi form dibawah seperti biasa. Intinya adalah persyaratan ini mirip dengan ISO 9000 tapi tujuannya bukan hanya sekedar efisiensi dan efektifitas proses tapi sekaligus juga mengupayakan semaksimal mungkin unsur keamanan pangan.

wrote by zulkhaidarsyah with spirit 4 share
Semua Ilmu adalah Milik ALLAH semata.. kekurangan ilmu adalah semata2 karena keterbatasan kemampuan kami

numpang iklan dari amazon yah....

Sistem Manajemen Keamanan Pangan; ISO 22000:2005 Klausul 1-5 (bagian II)

2010-06-10T19:01:00.003+07:00

Seperti yang dijelaskan pada tulisan terdahulu, kita akan membahas per bagian untuk memudahkan pengertian. Karena ISO 22000:2005 mempunyai kemiripan yang besar dengan ISO 9001:2008 maka kita akan membahas tentang system manajemen yang ada di system ISO dulu baru kemudian bagaimana memenuhi persyaratan sesuai dengan persyaratan standar yang telah di tetapkan.Secara umum tahapan – tahapan dalam implementasi system ISO dapat terbagi menjadi ;

   1. Pelatihan
   2. Dokumentasi system
   3. Implementasi system
   4. Audit internal
   5. Tinjauan manajemen
   6. Audit eksternal

Untuk mempermudah penjelasan kita akan bahas 1-1 klausul yang ada di ISO 22000:2005. Klausul yang dibahas pada tulisan ini adalah klausul 1-5 dari 8 klausul yang ada di ISO 22000:2005

Klausul 1 : Ruang Lingkup

Seperti yang saya ambil dari standar SNI ISO 22000:2009 keluaran resmi dari BSN bahwa penerapan system manajemen keamanan pangan harusnya mencakup segala mata rantai proses makanan. Tetapi jika anda ingin mengikuti persyaratan maka ruang lingkup yang anda harus terapkan adalah pada ;

   - Lokasi proses
   - Proses itu sendiri
   - Kategori produk yang dikeluarkan

Mau potong proses?? Misalnya anda punya beberapa proses untuk beberapa kategori produk. Silahkan saja, sok sok wae lah :) yang penting adalah anda mencantumkan dalam ruang lingkup. Tapi ingat, proses dan kategori produk tersebut terpisah secara nyata. Jangan memotong proses di tengah jalan.

Klausul 2 : Acuan Normatif

Persyaratannya bilang bahwa anda harus mengacu ke ISO 9001:2000 tetapi anda mengacu ke ISO 9001:2008 ajalah. Karena penerbitan ISO 22000 pada tahun 2005 maka mereka mengacu ke ISO 9001:2000. Tapi dari sisi dokumen anda bisa mencantumkan persyaratan – persyaratan

   1. ISO 9001:2008
   2. SNI HACCP
   3. Standar SNI lain terkait seperti : standar air minum, standar bahan baku anda serta standar produk anda sendiri sebagai pelengkapan persyaratan. Belum punya standarnya?? Cari aja di web BSN/SISNI untuk mendownload file – file tersebut. Atau anda minta konsultan untuk memberikan standar – standar tersebut (hehehe itulah gunanya konsultan kan, memberikan solusi ketika klien kesulitan :p )
   4. Kemudian anda bisa menyertakan beberapa persyaratan terkait lain baik peraturan lokal maupun interlokal :p

Klausul 3 : Istilah dan definisi

Istilah – istilah yang umumnya anda gunakan di perusahaan dan masih terasa asing dalam istilah umum yang digunakan di lingkungan rumah sehari – hari dapat anda masukkan dalam dokumen untuk mempertegas pengertian. Jangan tanya saya istilah apa saja yang mesti dimasukkan atau tidak dimasukkan. Andalah yang menentukan kira – kira istilah apa saja yang perlu di masukkan untuk hal – hal penting yang perlu di pertegas pengertiannya.lagian ini kan fungsinya untuk mempermudah pemahaman dalam membaca dokumen anda seandainya ada karyawan baru masuk ke lingkungan perusahaan anda.

Klausul 4 : Sistem Manajemen Keamanan Pangan

Klausul 1-3 dari Sistem Manajemen keamanan Pangan tidak mengandung persyaratan yang spesifik, sehingga anda bisa menambahkan atau mengurangi sesuai dengan selera. Nah mulai dari klausul 4 sampai dengan klausul 8 ini lah yang anda harus penuhi dalam menerapkan Sistem Manajemen Keamanan Pangan

4.1 Umum

Berisi persyaratan untuk identifikasi, evaluasi, pengendalian dan seluruhnya dikomunikasikan ke seluruh jajaran karyawan.

4.2 Persyaratan dokumen (klausul 4.2.2)

Prosedur Pengendalian Dokumen

Anda membuat aturan – aturan tentang identifikasi, pengesahan, distribusi dan metode perubahan dokumen yang diperlukan dalam mengatur seluruh dokumen yang beredar di perusahaan

4.3 Persyaratan Rekaman (klausul 4.2.3)

Anda membuat prosedur untuk mengatur metode identifikasi, penyimpanan, proteksi, kemudahan diperoleh, masa simpan, dan pemusnahan rekaman. Gimana caranya? Yah terserah anda aja. Yang penting anda mengatur bagaimana cara untuk melakukan hal – hal di atas.

Klausul 5 ; Tanggung Jawab Manajemen

5.1 Komitmen Manajemen

Bicara komitmen adalah bicara hal – hal ajaib. Hihihi maksudnya gini, Top Management (direktur dan jajarannya) biasanya menuntut karyawan untuk melakukan hal – hal yang diperlukan dalam menerapkan system sehingga kita dapat meningkatkan kinerja perusahaan. Yang pada akhirnya meningkatkan laba dan dapat meningkatkan fasilitas serta kesejahteraan karyawan. Sedangkan karyawan biasanya menuntut fasilitas dan (terutama) kesejahteraan dalam rangka menunjukkan komitmen manajemen sehingga mereka dapat meningkatkan kinerja. Jadi pertanyaannya, mana dulu yang mau dipenuhin? Fasilitas dan kesejahteraankah?? Atau kinerja karyawan?? Tuhkan ajaib!! sama – sama nuntut pihak lain menunjukkan komitmen tapi sama – sama ga mau nunjukin komitmennya duluan :P

Tapi coba lihat point E di persyaratan ; “Memastikan ketersediaan sumber daya”. Artinya manajemen harus menyiapkan sumberdaya yang dibutuhkan baik sumber daya manusia ataupun sumberdaya lainnya. Sehingga mari kita tunjukkan kinerja kita dulu setelah itu baru menuntut komitmen manajemen. Dan kalau manajemen tidak menunjukkan biar auditor eksternal yang getok kepalanya supaya menyediakan sumber daya J

5.2 Kebijakan Keamanan Pangan

Kebijakan Keamanan Pangan berbentuk mirip dengan kebijakan mutu. Perbedaannya adalah pada fokus kebijakan yang lebih mengutamakan keamanan pangan. Bagi anda yang belum pernah melihat kebijakan Mutu, kira – kira seperti ini ;

“ ..PT ABC berkomitmen untuk menerapkan Sistem Manajemen Keamanan Pangan dalam melakukan produksinya dengan melakukan …….dst” Atau anda membuat point – pint kebijakan seperti

PT ABC berkomitmen untuk

1. Menerapkan Sistem Manajemen Keamanan Pangan pada ruang lingkup yang telah ditentukan

2. Melakukan segala upaya untuk melakukan perbaikan berkelanjutan sehingga meningkatkan keamanan pangan

3. ………….(Silahkan anda tambahkan)

Untuk point F : “Didukung oleh sasaran yang terukur” anda membuat sebuah “sasaran keamanan pangan”. Mirip seperti sasaran mutu di ISO 9000 tapi fokus pada sasaran adalah yang terkait dengan system manajemen keamanan pangan yang diterapkan. Contoh ; “menurunkan jumlah bakteri TPC pada proses A menjadi 20 % dibawah persyaratan minimal”. Sasaran keamanan pangan ini bisa sedikit bisa juga banyak. Akan tetapi saya selalu menyarankan anda membuat sasaran keamanan pangan yang sedikit tapi fokus. Karena anda mengevaluasi setiap kebijakan, sasaran, titik kendali kritis dan HACCP secara periodic maka anda dapat merevisi setiap hal tersebut atau bahkan kalau perlu mengganti sasaran sesuai dengan perkembangan perusahaan dan penerapan system

5.3 Perencanaan Sistem Manajemen Keamanan Pangan

Sebenarnya ketika anda membuat SOP, HACCP Plan serta GMP anda telah membuat perencanaan. Tapi alangkah baiknya anda membuat sebuah form yang berisi rencana – rencana kerja system seperti waktu internal audit, verifikasi, tinjauan manajemen, audit eksternal, rencana perbaikan GMP dalam 1 tahun sehingga memudahkan pembuktian perencanaan system.

5.4 Tanggung Jawab dan Wewenang

Kalau ini mah gampang, anda tinggal membuat uraian pekerjaan (job description) dan uraian kualifikasi personil. TInggal anda tambahkan uraian pekerjaan untuk jabatan Ketua tim keamanan pangan atau management representative, auditor dan tim Keamanan Pangan yang di bentuk.

5.5 Ketua Tim Keamanan Pangan

Memang tidak ada persyaratan khusus sebagai ketua tim keamanan pangan. Tapi terkadang auditor menginterpretasikan bahwa ketua tim keamanan pangan harus memiliki background yang sesuai mis : dari jurusan pangan, gizi, bilogi atau kimia. Tapi kalau tidak ada di perusahaan, usahakan anda membuktikan dengan pengalaman kerja. Ketua tim keamanan Pangan diharapkan mengerti proses dan tindakan keamanaan Pangan seperti persyartan GMP dan HACCP.

5.6 Komunikasi

5.6.1 Komunikasi Eksternal

Untuk komunikasi eksternal ini, anda bisa membuat mekanisme yang perlu untuk melakukan aktivitas ini. Pihak eksternal yang dimaksud adalah pelanggan, supplier, vendor, pemerintahan serta yang lainnya di luar perusahaan. Yang paling utama adalah anda menunjuk 1 orang (biasanya wakil manajemen / ketua tim keamanan pangan) untuk melakukan tugas ini. Tapi alangkah baiknya anda membuat prosedur tersendiri terkait metode komunikasi ini yang mencakup internal dan eksternal

5.6.2 Komunikasi Internal

Seperti ini anda lihat di persyaratan, bahwa anda harus membuktikan bahwa perubahan yang terjadi pada produk dsb nya harus di komunikasikan. Komunikasi ini bisa dalam bentuk update prosedur yang didistribusikan ke ke seluruh departemen ataupun bukti – bukti internal meeting serta tanda2 titik kritis yang dipasang di lokasi proses

5.7 Kesiapan dan tanggap darurat

Untuk memenuhi persyaratan ini biasanya saya menggunakan prosedur penarikan produk dengan cakupan informasi yang diterima untuk penarikan produk berasal dari dalam atau pun dari luar organisasi. Sehingga metode bila terjadi kesalahan dalam proses yang mengakibatkan bahaya pangan dapat di cakup dalam prosedur tersebut

5.8 Tinjauan Manajemen

Tinjauan manajemen biasanya dilakukan dalam sebuah rapat yang dihadiri oleh top management, ketua tim pangan/wakil manajemen/management representative serta seluruh personil kunci sebagai pemilik proses ( manajer/spv departemen). Karena dilakukan dalam sebuah rapat maka tinjauan manajemen sering juga disebut rapat tinjauan manajemen (rtm) atau management review meeting. Dan seperti layaknya rapat, terdapat agenda pembicaraan (dikenal dengan nama input/masukan tinjauan manajemen) dan hasil yang diharapkan (output / keluaran tinjauan manajemen). Untuk membuktikan pelaksanaan persyaratan ini maka seluruh agenda, hasil, daftar hadir rapat serta notulen/catatan rapat harus dilengkapi.

5.8.2 Input

Dari persyaratan dapat dilihat input tinjauan manajemen terdiri dari

a. tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya

Kosongkan bila anda baru pertama kali menerapkan system dan melakukan tinjauan manajemen. Kalau telah ke 2, 3 dst anda mengisi dengan melampirkan hasil tinjauan manajemen sebelumnya serta status tindakan apakah telah dilaksanakan atau belum.

Terkadang pada saat tinjauan manajemen, para top management berjanji memberikan bantuan fasilitas dan hal – hal lain terkait dengan penerapan system. Tetapi lama kelamaan di lupakan (sengaja dilupakan setelah dapat sertifikat??) dikarenakan kesibukan pekerjaan. SIlahkan ingatkan lagi hasil tinjauan manajemen sebelumnya pada kesempatan ini.

b. Analisis hasil kegiatan verifikasi

Ini merupakan hasil data verifikasi yang di analisis dan di ambil kesimpulannya sejauh mana pengendalian bahaya pada titik kritis telah dilakukan oleh personil perusahaan. Anda bisa mulai dengan menganalisa sasaran keamanan pangan yang telah ditetapkan

c. Kondisi yang berubah dan dapat mempengaruhi keamanan pangan

Anda mengisi ini bila terjadi perubahan – perubahan baik dalam proses, infrastruktur, GMP ataupun pengendalian bahaya yang dilakukan

d. Situasi darurat

Biasanya kosong karena situasi darurat ini dilaporkan bila terjadi bahaya terhadap keamanan pangan misal keracunan atau perubahan kualitas dan keamanan produk dalam kemasan terkait sebelum masa kadaluarsa yang ditetapkan

e. Hasil tinjauan dari update system

Anda di wajibkan melakukan update system sehingga semua pengendalian bahaya, titik kritis yang di tetapkan merupakan informasi terbaru yang telah di sesuaikan dengan kondisi terkini

f. Tinjauan komunikasi pelanggan

Ini persis seperti ISO 9000 anda menganalisa keluhan pelanggan, survey pelanggan dan kemudian menyimpulkan apa saja yang perlu diperbaiki dalam melaksanakan system di masa datang

g. Audit atau inspeksi internal

Laporkan hasil audit secara singkat disini akan tetapi jangan lupa untuk melampirkan laporan audit sebagai pengingat kepada seluruh peserta tinjauan manajemen.

5.8.3 Output

Dari hasil input diatas maka anda dapat mencatat apa – apa saja yang perlu dilakukan di masa datang sehingga jaminan keamanan pangan dapat di nyatakan secara eksplisit begitu juga peningkatan keefektifannya karena anda berencana melakukan perbaikan – perbaikan dari hasil audit dan informasi internal maupun eksternal. Untuk melaksanakan langkah – langkah itu diperlukan sumberdaya yang harus dipenuhi oleh top management sebagai bukti komitmen pelaksanaan system. Kalau udah, berarti anda telah memenuhi persyaratan output seperti yang tercantum dalam persyaratan

a. Jaminan Keamanan Pangan

b. Peningkatan efektifitas system manajemen keamanan pangan

c. Kebutuhan sumber daya

Yah begitulah kira – kira system ini bekerja, semua bahasan di klausul 4 dan klausul 5 merupakan dasar system ISO yang selalu dilakukan pada saat anda mengimplementasikan ISO seri berapapun (ini berdasarkan pengetahuan dan pengalaman saya pribadi). Jikalau anda telah melaksanakan proses ini maka anda sebenarnya dapat mengimplementasikan segala macam ISO di perusahaan anda. Tentunya dengan penyesuaian sana sini sesuai dengan persyaratan yang ada

wrote by zulkhaidarsyah with spirit 4 share

Semua Ilmu adalah Milik ALLAH semata.. kekurangan ilmu adalah semata2 karena keterbatasan kemampuan kami

Sistem Manajemen Keamanan Pangan ISO 22000:2005 (Bagian I)

2010-05-30T22:31:00.005+07:00

Bagian terbaik dari menjadi konsultan Sistem Manajemen Keamanan Pangan ini adalah mendapatkan produk dari klien. Kalau di pabrik olahan daging, sebagai konsultan saya hampir bosan dengan rasa sosis. Kalau di di pabrik pengolahan roti anda bisa membawa pulang roti hampir tiap kunjungan hehehe. Dan banyak pegawainya adalah seorang ibu pekerja yang menganggap kita sebagai anak / keponakan sehingga keramahan yang luar biasa kita dapatkan dengan mudah. So, anda tidak perlu pusing – pusing memikirkan akan makan dimana pada saat sesi kunjungan konsultasi di pabrik :p Ho ho ho itulah adalah the best part nya, kabar buruknya?? Well.. cukup banyak produsen pengolahan makanan yang berdiri secara tradisional. Sehingga infrastruktur yang ada merupakan peninggalan / warisan dari zaman baheula akibatnya kita akan kesulitan melakukan penyesuaian – penyesuaian dengan standar yang notabene buatan orang bule yang sangat fokus pada kebersihan dan kesiapan akan preventive.

Berbicara soal preventive, Sistem ini banyak sekali menerapkan tindakan preventive bahkan bisa di bilang hampir 100% tindakan preventive. 1-1 nya tindakan yang tidak bersifat preventive dan sangat di anjurkan untuk tidak dilakukan kecuali terpaksa adalah tindakan untuk menarik produk dari pasar alias product recall. Bahkan tindakan ini bisa dianggap ada unsur tindakan preventive karena mencegah kemungkinan penyebaran racun / produk yang berbahaya untuk di konsumsi beredar lebih luas.Dan sayangnya tindakan preventive adalah tindakan yang paling sulit dijelaskan dalam terminology “tindakan yang perlu dilakukan” di lingkungan masyarakat Indonesia. Contoh paling nyata adalah kasus “bank century”. Bagaimana Sri Mulyani dan Boediono melakukan penalangan dana century yang akhirnya diselewengkan. Dari kacamata system, tindakan penalangan tersebut merupakan langkah benar karena mereka yakin akan terjadi “krisis ekonomi secara sistemik” bila century tidak di selamatkan. Tetapi dari kacamata pandangan umum masyarakat Indonesia ini menjadi perdebatan panjang, apakah memang akan terjadi? Siapa yang menjamin semua akan terjadi? Mereka menganggap ini adalah tindakan mendahului kehendak Tuhan.

Hmm jadi teringat sebuah hadis nabi yang bercerita bahwa suatu ketika seorang sahabat datang dengan naik unta. Sahabt tersebut masuk ke mesjid untuk sholat tanpa mengikat untanya. Nabi lalu bertanya : “kenapa kamu tidak mengikat unta kamu hai fulan?Apakah kamu tidak takut unta tersebut akan hilang?” sahabat tersebut menjawab : “ aku sudah memasrahkan diri pada kehendak Allah ya rasul. Jikalau unta tersebut hilang maka itu sudah menjadi ketentuan Allah.” Nabi berkata lagi :”ikat dulu untanya, kemudian sholatlah dengan tenang. Bila memang hilang setelah mengikat unta tersebut maka pasrahlah atas kehendak Allah” Yahh ini adalah filosofi pencegahan secara agama. Anda melakukan upaya untuk mencegah kemungkinan terburuk dan bila kemungkinan terburuk itu datang silahkan anda bersikap sesuatu.

Sama seperti konsep asuransi, Anda tahu kecilnya penetrasi asuransi di Indonesia pada saat belum ada unit link? Dan anda bisa bayangkan pentrasinya ketika ada unit link? Unit link adalah produk asuransi yang tidak cuma hanya asuransi. Biasanya dikaitkan dengan simpanan berjangka waktu tertentu. Dikarenakan ada iming – iming tabungan, maka produk ini menjadi hot trends di Indonesia. Konsumen tertarik untuk membeli produk karena mereka yakin mereka sedang menyimpan uang bukan yakin karena mereka melakukan tindakan pencegahan bila terjadi sesuatu di hari depan kelak(baca asuransi).

Hohoho ngelantur kemana-mana deh. Kembali ke Keamanan Pangan !! otherwise saya mencoba menerangkan sulitnya sebuah tindakan pencegahan di lakukan di kultur masyarakat Indonesia. Dan system ini banyak sekali menerapkan tindakan pencegahan untuk mencegah produk / makanan menjadi racun atau berbahaya untuk di makan. Anda tidak ingin memakan / minum racun kan?? (terkecuali kalau anda orang yang sangat putus asa maka sebaiknya anda tidak meminum racun hehehe ini bukan anjuran untuk meminum racun pada saat anda putus asa loh.. :p ).

Seperti yang saya terangkan pada tulisan tentang ISO 9000, seluruh system ISO yang berkembang setelah ISO 9000 selalu menggunakan system ISO 9000 pada sistemnya. Ciri dari system manajemen keluaran ISO antara lain adl :

   - Adanya pencatatan atas tiap tindakan dan proses (pengendalian dokumen dan catatan
   - Konsep P-D-C-A selalu di terapkan untuk melakukan perbaikan secara terus menerus
   - Adanya metode untuk melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan sebagai pendukung PDCA
   - Adanya Audit internal sebagai tindakan pemeriksaan atas kesesuaian system dengan kondisi terkini
   - Dan tinjauan manajemen sebagai bukti komitmen manajemen atas pelaksanaan system

Maka bila anda telah mengerti ISO 9000 dan anda juga telah menerapkan di perusahaan, tidak akan sulit bagi anda untuk mengintegrasikan system anda dengan system manajemen keamanan pangan ini. Anda cukup belajar tentang GMP, sanitasi, pest, hygiene, pengujian lab dan HACCP. Hah ternyata banyak yah?? Hihihi ya emang itu yang harus dipelajari atau kalau anda merasa kebanyakan, anda cukup belajar GMP dan HACCP. Tapi GMP nya harus mencakup infrastruktur, sanitasi, pest, hygiene dan pengujian dll hehehee sama aja bohong dong!?! :p. Tapi anda memang harus mempelajari semuanya untuk menjadi seorang yang bisa menerapkan system ini. Dan di karenakan luasnya pengetahuan tentang keamanan pangan ini maka secara jujur saya mengakui bahwa : SAYA BELUM CUKUP LAYAK untuk menjadi konsultan di perusahaan.

Keterbatasan pengetahuan soal bahan makanan, bakteri, bahaya fisika-biologi-kimia dari segala macam bahan makanan serta hal lainnya membuat saya harus mempelajari dulu produknya sekitar 1-2 minggu untuk mencari referensi terkait dengan produk tersebut. Biasanya saya dibantu oleh orang ahli di bidang tersebut dari perusahaan / klien untuk menentukan tingkat bahaya dari sebuah rantai proses makanan. Terus kenapa sok jago bikin tulisan bahas tentang Sistem Manajemen Keamanan Pangan ini?? Alasan konyolnya adalah karena secara tidak sengaja karena kebutuhan hidup saya telah ditawari untuk menjadi konsultan di bidang ini. Sehingga mau tidak mau saya harus “sok jago” dan “sok tahu” tentang system ini. Malu dong masa konsultannya ga tahu apa-apa?? hihihi. Tapi alasan seriusnya adalah ingin berbagi pengetahuan dan pengalaman sama banyak orang seperti tertera di blog ini. Dan seperti yang saya bilang semua system ISO itu dasarnya sama dan hanya perlu sedikit belajar soal teknis terkait dengan subject dari ISO nya. Masalah keterbatasan pengetahuan dan kemampuan dapat di tutupi dengan kemauan untuk belajar dan mempraktekan secara nyata teori – teori yang didapat.

OK kita masuk ke ISO 22000 nya. Sebagai dasar pengetahuan maka dapat dilihat bahwa persyaratan ISO 22000:2005 terdiri dari 8 klausul (mirip dengan klausul ISO 9001:2008) yaitu ;

    1. Ruang Lingkup
    2. Acuan Normatif
    3. Istilah dan definisi
    4. Sistem Manajemen Keamanan Pangan
    5. Tanggung Jawab Manajemen
    6. Manajemen Sumber Daya
    7. Perencanaan dan Realisasi Produk
    8. Validasi, verifikasi dan perbaikan system

Anda bisa melihat pada presentasi di tulisan sebelumnya di sini bahwa semua klausul berdasarkan klausul ISO 9001:2000 seperti yang dijelaskan di dalam standarnya. Atau mengingat perubahan minor yang terjadi dari klausul ISO 9001:2000 ke klausul ISO 9001:2008 maka anda bisa menganggap bahwa klausul ISO 22000:2005 berdasarkan klausul ISO 9001:2008. Yang sangat berbeda dari persyaratan ISO 22000 dibandingkan dengan persyaratan ISO 9000 adalah di klausul 7. Karena ini terkait dengan proses yang terjadi di perusahaan. Kemudian juga ada perbedaan sedikit tentang metode pemeriksaan system yang terkait dengan audit dan verifikasi + validasi pada klausul 8. Di klausul 7 anda akan menemui suatu “persyaratan pendahuluan”. Dalam terjemahan resmi yang dikeluarkan BSN kata “pre requisite” diterjemahkan menjadi “dasar “. Saya terbiasa menggunakan kata pendahuluan karena ketika tahun 2006 saya membantu menerapkan system ini, belum ada terjemahan resmi dari BSN (fyi BSN menerbitkan standar SNI ISO 22000:2009 sebagai terjemahan yang menunjukkan tahun penerbitan standar).

Persyaratan pendahuluan ini mencakup kesiapan infrastruktur, program kebersihan / sanitasi, Rencana HACCP untuk memastikan bahwa perusahaan memang melakukan segala upaya dalam mencegah kontaminasi silang yang mungkin terjadi pada proses produksi di perusahaan

Well karena banyaknya yang harus di ceritain maka tulisan tentang pemahaman tentang Sistem Manajemen Keamanan Pangan ini akan terbagi menjadi beberapa tulisan. Kira – kira terbagi menjadi :

   1. Sistem Manajemen Keamanan Pangan ISO 22000:2005 (tulisan ini)
   2. Dasar system ISO di Manajemen keamanan Pangan ; klausul 1-5 ISO 22000:2005
   3. Manajemen Sumber Daya Klausul 6 ISO 22000:2005
   4. Penerapan Sistem Keamanan Pangan ; Klausul 7 ISO 22000:2005
   5. Evaluasi Sistem Klausul 8 ISO 22000:2005

Untuk memahami persyaratan lebih lanjut anda dapat mengunduh (ciee mengunduh bukan mendownload) file persyaratan tersebut di web BSN secara gratis. Hmm harus di akui bahwa penyebaran standar melalui internet oleh BSN merupakan langkah maju dalam menyebarluaskan pengetahuan.Anda hanya perlu mendaftar secara gratis dan kemudian mengunduh file tersebut di link sini Masih teringat ketika dulu pada tahun 2002 an saya sangat kesulitan mendapatkan standar dan bila ada saya harus menebus biaya penggandaan standar resmi dengan harga yang cukup mahal untuk ukuran pribadi.

Sistem Manajemen Keamanan Pangan ini benar – benar menguras kemampuan dan pengetahuan konsultan tentang system dan proses. Anda bisa bayangkan bahwa persyaratan HACCP Plan harus di buat berdasarkan jenis produk atau kategori produk. Dan rata – rata produsen makanan mengeluarkan varian produk yang cukup banyak sehingga saya harus membantu pembuatan HACCP Plan yang cukup banyak.

Rekor saya membuat HACCP adalah pembuatan HACCP plan untuk catering. hiks..saya harus membuat HACCP Plan untuk catering yang mampu membuat berbagai macam jenis masakan dengan ratusan bahan baku, bahan tambahan dan bumbu masakan. Dan mau tidak mau saya harus membuat kategori produk olahan daging, sayur dsb nya untuk menyingkat proses dan itu adalah 6 HAC CP Plan dasar yang bisa dikembangkan sesuai dengan masakan yang disajikan.Dan ketika ada tender saya diminta membantu membuat HACCP plan untuk tiap masakan sebanyak 108 buah karena perusahaan oil dan gas tersebut meminta HACCP Plan untuk setiap jenis masakan !! Selama 4 hari yang melelahkan dengan jam tidur dari jam 3-6 pagi dan sisanya adalah analisa biologi-kimia-fisika serta tindakan – tindakan GMP dan proses, saya masih memaki – maki panitia pengadaan itu yang membuat persyaratan lumayan gila(hahaha maafkan diriku bapak / ibu panitia chevron).

Belum lagi ketika saya harus menerangkan persyaratan infrastruktur, personal hygiene, perlengkapan kerja dan segala macamnya terkait proses untuk membantu sebuah perusahaan menerapkan system ini. Saya membuat sedikitnya 4 materi presentasi terkait penjelasan ISO 22000:2005 ini dan beberapa materi lainnya terkait sesuai kebutuhan perusahaan. Materi standar tersebut adalah

   - materi GMP,
   - materi sanitasi dan hygiene
   - materi HACCP
   - materi ISO 22000:2005

Materi lainnya terdiri dari teknik pengujian dan kalibrasi, alat kerja dan alat bantu kerja, perbaikan dan perawatan alat kerja dll. Yeahh cukup banyak dan harus detil untuk bicara soal “sanitasi/kebersihan” dan atau menjelaskan alasan logis dari sebuah “tindakan pencegahan/preventive” . Sesuatu yang sering kita ucapkan tapi sangat sulit kita lakukan apalagi kita biasakan.Kira – kira begitu gambaran dalam system manajemen keamanan pangan ini. Di tulisan berikutnya kita akan mencoba mengupas 1 per 1 persyaratan yang ada serta bagaimana kita berusaha menerapkan persyaratan tersebut dalam lingkungan perusahaan.

ISO 22000:2005, Food safety management systems - Requirements for any organization in the food chain

ISO/TS 22004:2005, Food safety management systems - Guidance on the application of ISO 22000:2005

wrote by zulkhaidarsyah with spirit 4 share
Semua Ilmu adalah Milik ALLAH semata.. kekurangan ilmu adalah semata2 karena keterbatasan kemampuan kami

Persyaratan Sistem Manajemen Keamanan Pangan ISO 22000:2005

2010-05-27T12:26:00.004+07:00

Sementara pasang persyaratan ISO 22000:2005 dulu. Keterangannya ntar aja yah :)

Klausul sni iso 22000 2009

View more presentations from zulkhaidarsyah MT.

Yups..leterangan tentang penerapan Sistem Manajemen Keamanan Pangan ISO 22000:2005 dapat anda baca pada link berikut

Sistem Manajemen Keamanan Pangan ISO 22000:2005

Download persyaratan lengkap dibagian bawah tulisan ini

terus sekalian numpang iklan yah :)

ISO/TS 22004:2005, Food safety management systems - Guidance on the application of ISO 22000:2005
ISO 22000:2005, Food safety management systems - Requirements for any organization in the food chain

wrote by zulkhaidarsyah with spirit 4 share
Semua Ilmu adalah Milik ALLAH semata.. kekurangan ilmu adalah semata2 karena keterbatasan kemampuan kami

(Belajar Sistem Manajemen ISO : ISO 9000). ISO 9000 for dummies !!!! (8)Continuous Improvement sebagai bukti manfaat ISO 9000

2010-05-18T18:45:00.004+07:00

Well..ini topic yg agak berat. Bukan hanya karena topic ini sangat luas cakupannya tetapi juga karena bagian ini adalah bagian yang paling jarang di praktekin di organisasi / perusahaan Indonesia ketika menerapkan ISO 9000 sebagai suatu sistem manajemen. Sudah menjadi rahasia umum bahwa sebagian besar alasan perusahaan mendaftarkan perusahaannya adalah karena ingin memperoleh sertifikat baik karena alasan pemasaran, tender, ikut – ikutan demi gengsi dsbnya. Sebagai konsultan realitanya saya dan teman – teman di trip consultant lebih banyak menemui alasan ini dibandingkan alasan yang utama dari penerapan ISO 9000 yaitu menerapkan sistem manajemen yang lebih baik untuk kemajuan perusahaan. Akan tetapi well ini adalah bagian yang harus di kemukakan karena disini keistimewaan Sistem Manajemen Mutu ISO 9000 ketika diterapkan di perusahaan. So here we go..!! kita coba bahas sekelumit tentang continuous improvement yang menjadi nyawa / ruh dari ISO

Prinsipnya dasarnya adalah “mengerjakan sesuatu sedikit lebih baik secara terus menerus” contoh paling ekstrim tentang continuous improvement ini adalah masalah rekor lari 100 m baik tingkat nasional, regional atau pun dunia. Pemecahan rekor dilakukan terkadang membutuhkan waktu sangat lama seperti rekor nasional 200 m atas nama mardi lestari yang dipecahkan dalam waktu 20 tahunan. Perbedaan yang dihasilkan dalam rekor ini hanya 0, sekian detik. Ataupun rekor dunia lari yang bergerak cukup cepat dg selang waktu 3-12 bln tetap tetap dg perbedaan hanya 0, sekian detik. Coba anda bayangkan bahwa untuk membuat perbedaan sepersekian detik saja diperlukan latihan keras secara terus menerus disertai dengan biaya sangat mahal. Artinya bahwa tujuan untuk membuat perbedaan menjadi lebih baik meski hanya sekian detik memerlukan dukungan biaya, waktu dan tenaga. Kita menyimpulkan bahwa perbedaan adalah perbedaan !! tidak menjadi masalah bahwa itu hanya berbeda sedikit ataupun berbeda banyak. Ini yang menjadi inti dari continuous improvement.

Penerapan continuous improvement pada ISO 9000 menggunakan prinsip dasar PDCA (Plan Do Check Action). Kita telah membahas ini berkali – kali setiap ada tulisan ISO 9000. Bahkan sebenarnya seluruh sistem ISO yang dikenal menggunakan prinsip PDCA ini baik secara eksplisit atau implisit. Hal yang memberikan ruang cukup luas untuk dibahas adalah pada konsep Plan dan Check. Anda bisa menyebut berpuluh – puluh tools manajemen terkait dengan konsep Plan dan Check ini. Hal ini sebenarnya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dan kemampuan personil perusahaan dalam mengelola manajemen perusahaan. Pada tulisan ini kita akan membahas keterkaitan beberapa tools terkait dengan PLAN dan CHECK tersebut.

PLAN

Banyak sekali tools yang mensinergikan konsep PDCA dalam langkah – langkah implementasinya. Secara umum anda dapat melihat berbagai tools ini dalam ruang manajemen strategi. Baik dalam strategi terapan ataupun strategi teoritis semuanya mengarah bagaimana kita merencanakan sesuatu tanpa melupakan kondisi eksisting yang sedang terjadi di perusahaan. Mari kita ambil contoh Balace Score Card (BSC) sebagai tools umum dan cukup familiar di kalangan manajemen sekarang. Tools ini melakukan identifikasi atas tujuan tujuan perusahaan dengan berpedoman pada keseimbangan dan keuangan perusahaan. Identifikasi faktor – faktor yang mempengaruhi perusahaan serta faktor – faktor yang di inginkan dalam kerangka beberapa tahun ke depan. Teknik implementasi yang mengaitkan faktor – faktor dalam skala keuangan menjadikan tools ini sangat disukai oleh para pebisnis serta manajer berlatar belakang keuangan. Sayangnya kita ga ngebahas BSC secara detil disini so mohon maaf kalau anda mencari BSC secara detil tidak ditemukan di tulisan ini hehehe. Tapi insya allah saya akan coba bahas BSC komplit pada tulisan berikutnya.

Anda ingat bahwa untuk ISO 9000 ini kita mempunyai kebijakan mutu?? Sasaran mutu atau kita punya rencana mutu?? Kalau tidak ingat coba lihat persyaratan ISO 9001:2008 di klausul 5.3 dan 5.4. Disitu tertulis bahwa organisasi harus menetapkan kebijakan dan sasaran mutu (quality policy and objective). Di organisasi biasanya juga telah menetapkan Misi dan Visi perusahaan. Nah bagaimana rangkaiannya?? Kita lihat skema berikut :

Jadi, dari misi dan visi perusahaan, yang mencakup tujuan dan alasan perusahaan operasional, maka di turunkan menjadi PROGRAM JANGKA MENENGAH kemudian baru diturunkan pada kebijakan mutu. Seperti yang kita tahu bahwa kebijakan mutu berisi komitmen perbaikan berkelanjutan, menjalankan ISO 9000 dan kepuasan pelanggan serta komitmen lain terkait dengan keinginan perusahaan. Meski Kebijakan Mutu dapat menjadi sasaran jangka menengah, akan tetapi belum “pas” kalau di jadikan jangka menengah karena lebih fokus pada komitmen perusahaan. Dan disisi pelaksanaan dapat menjadi bias karena kefokusan perusahaan dalam menjalankan system manajemen mutu. Itulah sebabnya di sarankan menggunakan beberapa alat bantu manajemen lain dalam mendefinisikan program jangka menengah. Kalau tidak ada gimana? Yawdah gpp ko toh masih memenuhi persyaratan ISO 9000 dan perusahaan masih bisa menerapkan strategi perencanaan jangka menengah dalam kebijakan mutu perusahaan.

Kebijakan, sasaran dan rencana mutu menjadi factor penting dalam perencanaan operasional perusahaan. Sehingga ada kewajiban untuk melakukan review / tinjauan terhadap ke 3 hal di atas. Persyaratan ISO 9000 yang sederhana kadang membuat kebijakan, sasaran dan rencana mutu ini bias dan tidak konsisten dengan perencanaan perusahaan. Bahkan sering saya melihat bahwa kebijakan, sasaran hanya hal sederhana sekedar memenuhi persyaratan dan tanpa rencana mutu. Nah ini yang kadang bikin bingung, bagaimana mungkin mencapai suatu sasaran sedangkan cara atau alat untuk mencapai sasarannya tidak menjadi komitmen (tertulis) ? meski ada bantahan bahwa rencana mutu bukan persyaratan wajib dan perusahaan masih bisa survive serta tetap untung, bagi saya ini sekedar hanya membantah dengan perumpamaan “kalo dari jakarta ke jogja enakan naik apa? Kereta? Bus? Atau pesawat??” sama – sama enak ga perlu jalan kaki sampai gempor tetapi berefek pada kecepatan, biaya serta kenyamanan masing – masing orang :)

Inti dari sasaran mutu dan rencana mutu adalah sebuah pengukuran kinerja. Kita menetapkan target, kemudian kita mengukur apakah kita telah mencapai target kemudian kita mencoba meningkatkan target tersebut terus menerus dan mencapai hal yang lebih tinggi dan lebih tinggi lagi. Bagaimana menetapkan target kita? Apakah sesuai dengan kemampuan perusahaan dan personil?? Apakah target tersebut realistis? Konsep Specific Measurable Achievable Realistic dan Timeframe dapat menjadi acuan sederhana. Akan tetapi pada saat kita ingin mendalami target kita agar sesuai dengan misi dan visi perusahaan, maka sangat dianjurkan untuk menggunakan beberapa tools seperti BSC, penetapan KPI atau pun mendevelop dengan six sigma. Sehingga keselarasan antara keinginan perusahaan, keinginan stakeholder, keterbatasan sumber daya serta penentuan arah perusahaan dapat lebih di perhatikan. Adagium “nafsu besar tenaga kurang” tidak muncul dalam obrolan makan siang diantara karyawan.

Dibeberapa kasus, saya juga melihat bahwa program BSC, program Sistem dan Prosedur ataupun program – program manajemen lainnya berjalan berdampingan seperti dual system dengan system manajemen mutu. DIsini saya selalu menyarankan, bahwa sesuaikan setiap prosedur dan aturan di system manajemen mutu dengan system – system lain yang akan berjalan. Niscaya system manajemen mutu akan beradaptasi dengan cepat tanpa memerlukan waktu lama. Dan percayalah bahwa system manajemen mutu ISO 9001:2008 akan semakin sakti dalam memberikan manfaat bagi perusahaan ketika dia ditambah komponen – komponen alat bantu manajemen lainnya. Bahkan dengan konsep sederhana 5 S ataupun QCC yang menjabarkan 8 langkah 7 alat, ISO 9001:2008 akan semakain bertenaga dalam mendorong kinerja perusahaan dan personil yang ada di dalamnya.

CHECK

Nah kita sekarang sudah ada target (sasaran dan rencana mutu). Artinya adalah kita sebagai penghuni perahu bernama PT XXX sama – sama tahu tujuan dari perahu tersebut. Dan masing – masing personil siap menjalankan tugasnya untuk mendayung, mengamati arah ataupun untuk melakukan pembersihan di perahu tersebut. Lalu, apakah masing – masing personil telah melaksanakan tugasnya sesuai dengan perintah kapten?? Ini yang akan di ukur dalam CHECK ini. Setiap tools kinerja biasanya mempunyai prinsip dasar dalam merencanakan suatu target, mensosialisasikan, mengukur serta melakukan perbaikan atas kinerja tersebut. Prinsip continuous improvement ataupun melakukan perubahan besar – besaran dalam Business Process Reengineering pasti memerlukan stop light khusus untuk mereview apakah kita telah ada di jalan yang benar?? Jalan menuju surga?? Eh salah maksudnya jalan menuju tujuan perusahaan?? Hehehehe.

Namun secara umum adalah kita akan melakukan rerata (pengukuran rata – rata) pada sejarah proses dan kemudian membandingkan dengan target kita. Hasil dari rerata dengan target ini yang akan di jadikan acuan apakah kondisi kita sedang lampu merah?kuning? atau hijau? Kalau memang lampu merah berarti udah saatnya kita berhenti sejenak dan melihat tujuan serta cara mencapai tujuan tersebut. Kalau sudah kuning berarti saatnya kita berhati – hati dalam menggunakan cara dan mencapai tujuan tersebut.

Alat pengukuran sederhana adalah menggunakan prinsip 7 tools. Prinsip yang menggambarkan data sejarah dengan menggunakan 7 alat yang dapat dipakai secara keseluruhan ataupun sebagian. 7 tools ini terdiri dari :

   1. histogram
   2. pareto
   3. run chart
   4. scatter diagram
   5. control chart
   6. flow chart
   7. cause and effect diagram ( fish bone )

Intinya adalah menggambarkan data dalam bentuk gambar secara ilmu statistik sehingga data dapat mudah untuk di baca dan dipelajari. Hal ini juga akan memudahkan anda untuk mengambil tindakan dari indicator data yang digambarkan. Lahhh statistic…?!?!? Saya cuma dapat C pak pas mata kuliah statistic hehehehe. Sebenarnya ga masalah kok teknik ini sangat sederhana bahkan saya sempet mencoba mengaplikasikan teknik ini pada perusahaan kecil yang rata – rata pendidikannya hanya setingkat SD dan SMP. N u know what? Mereka cukup sukses untuk menggambarkan data secara statistic meski tetap harus di pandu dalam mengambil tindakan ketika sebuah data telah disimpulkan. Karena pengambilan tindakan dari sebuah kesimpulan sangat tergantung pada wawasan setiap individu dan terus terang ini membutuhkan effort khusus supaya dapat mengambil jalan menuju sorga tadi :P

Nah sudah di check kan?? Berarti tinggal tahapan menuju pelaksanaan perbaikan. Anda dapat menentukan plan kembali dengan target yang lebih sebagai target kinerja atau pun anda berpindah target sesuai dengan perkembangan perusahaan. Dan tidak pernah dilarang dalam undang - undang kita kalau anda memindahkan target pada area yang belum menjadi focus perbaikan

wrote by zulkhaidarsyah with spirit 4 share
Semua Ilmu adalah Milik ALLAH semata.. kekurangan ilmu adalah semata2 karena keterbatasan kemampuan kami

(Belajar Sistem Manajemen ISO : ISO 9000). ISO 9000 for dummies !!!! (7)Udah selesai?? Yuk kita sertifikasi system kita biar dikenal orang banyak

2010-03-10T15:26:00.008+07:00

Nah secara umum kita sudah mendapatkan tahapan – tahapan pelaksanaan ISO 9000 di perusahaan. Memang ada beberapa hal yang belum dijelaskan secara detil. Tapi insya allah nanti saya tambahkan beberapa penjelasan terkait implementasi di lapangan untuk memudahkan dalam menyusun system ISO 9000 di perusahaan anda.

Setelah pelaksanaan audit, tahapan selanjutnya adalah tinjauan manajemen. Tahapan ini dilakukan untuk mereview pelaksanaan system. Umumnya tahapan ini dalam bentuk rapat sehingga sering dikenal dengan istilah Rapat Tinjauan Manajemen atau Management Review Meeting. Sederhananya adalah MR/WM melakukan persiapan pelaporan terkait pelaksanaan system kemudian melaporkan juga hasil ujicoba pelaksanaan system serta meminta top management (direksi atau lainnya) melakukan hal - hal yang diperlukan dalam upaya membantu berjalannya system di perusahaan. (gw unggah materi presentasi tentang hal ini) Setelah itu baru kita mendaftarkan diri di badan sertifikasi untuk mensertifikasi system kita agar mendapatkan sertifikat serta dapat dipergunakan sesuai kebutuhan.

Sistem sertifikasi ISO 9000 (dan Sistem Manajemen ISO lainnya) berdasarkan mekanisme system seperti gambar di bawah :

Dari gambar dapat di lihat bahwa

1. ISO di isi oleh perwakilan Negara anggota yang di Indonesia di wakili oleh KAN

2. Perwakilan Negara anggota ini menjadi lembaga akreditasi (lembaga yang ditunjuk untuk memberikan hak mengeluarkan sertifikat kepada lembaga lain)

3. Kemudian KAN akan mengeluarkan izin mengeluarkan sertifikat kepada badan sertifikasi sebagai lembaga pemberi sertifikat ISO

4. Badan sertifikasi ini yang berhak memberikan sertifikat ISO kepada perusahaan/organisasi/badan lainnya

Terkait dengan MRA (Mutual Recognition Agreement) maka Badan sertifikasi yang telah di akreditasi di suatu Negara ;

- Berhak mengeluarkan sertifikat untuk perusahaan yang berdomisili di Negara lain

- Sertifikat dari 1 badan sertifikasi yang telah terakreditasi diakui oleh lembaga

akreditasi Negara lain (dalam contoh adalah UKAS – Inggris)

Sehingga ketika kita di sertifikasi oleh 1 badan sertifikasi di Indonesia maka sertifikat ISO 9001 kita secara otomatis telah diakui oleh negara lain. Tanpa perlu membuat sertifikat lain di negara tertentu. Ini kelebihan ISO di banding system sertifikat lain. Contoh adalah sertifikat SNI . Sertifikat SNI berlaku di Indonesia dan hanya untuk produk – produk yang beredar di Indonesia.

Itu tentang sertifikat iSO terus bagaimana dengan cara kita memperoleh sertifikat? Prinsipnya sederhana, kita mendaftarkan diri ke badan sertifikasi yang tersebar di seluruh Indonesia kemudian mengikuti aturan badan sertifikasi. Secara umum aturan badan sertifikasi adalah :

   - Mengisi formulir pendaftaran badan sertifikasi (Biasanya berisi data alamat perusahaan, no telp, jumlah karyawan serta proses bisnis perusahaan
   - Mengirimkan dokumen kita ke badan sertifikasi untuk desk audit (Desk Audit merupakan pemeriksaan dokumen dari badan sertifikasi)
   - Menerima hasil desk audit
   - Melakukan perbaikan atas hasil desk audit
   - Menerima jadwal kunjungan audit
   - Audit eksternal oleh badan sertifikasi
   - Melakukan perbaikan hasil audit eksternal
   - Menerima sertifikat ISO 9001:2008

Banyak yang bertanya kepada saya, gimana sih cara mempersiapkan diri menghadapi audit eksternal? Saya sering melihat bahwa ketakutan utama dari klien ketika menghadapi audit eksternal adalah masalah ketidak tahuan tentang apa sih audit eksternal itu? Ketakutan untuk dianggap salah oleh auditor eksternal atau pun ketidaktahuan situasi yang terjadi pada saat audit eksternal. Ok mungkin ini ada beberapa trik yang biasa saya kasih kepada klien

1. Jangan menganggap auditor paling tahu tentang kondisi lingkungan perusahaan. Auditor hanya mengenal system, sedangkan yang lain adalah berdasarkan pengalaman dia saat melihat kondisi perusahaan sejenis

2. Berfikirlah bahwa kita yang paling mengetahui kondisi perusahaan sehingga kita yang paling tahu sistem yang paling sesuai di kondisi perusahaan

3. Ingat tidak ada system yang terbaik, yang ada hanya system yang paling sesuai dengan situasi dan kondisi perusahaan

4. Kondisi audit adalah mirip dengan kondisi internal audit, pertanyaannya mirip dengan internal audit. Karena sebagian manfaat audit internal adalah latihan situasi audit eksternal.

5. Selama anda mengerjakan prosedur yang telah tertulis, mengisi form yang telah di tetapkan maka sebenarnya anda tidak perlu takut akan audit

6. Temuan?? Jangan takut !! karena audit memang harus ada temuan. Kesian auditornya kalau ga ada temuan, ntar di anggap ga kerja hehehehe

7. Sekali lagi prinsip bahwa audit adalah sebuah cermin, untuk melihat sejauh mana kita mencapai suatu kinerja.

8. Apa lagi yah?? Itu dulu deh. Cuma itu doang yang baru diinget :p

Setelah anda mendapatkan sertifikat akan ada audit surveillance, untuk meninjau apakah anda masih konsisten dengan penerapan system yang dipersyaratkan. Ada 2 jenis yang dilakukan, per 6 bln sekali atau per tahun. Kebijakan ini sesuai dengan kebijakan perusahaan badan sertifikasinya. Audit ini sama dengan audit awal cuma mungkin yang perlu anda perhatikan adalah hasil temuan audit sebelumnya. Karena fokus utama adalah continuous improvement sehingga perbaikan perbaikan yang meski hanya kecil tetapi menjadi roh dari system manajemen mutu ini.

Kalau masalah biaya, ini sangat variatif. Sama seperti anda membeli produk yang sama tapi dengan harga berbeda tergantung kualitas jasa yang ditawarkan. Tapi setahu saya, harga bisa dimulai dari 12 juta sampai dengan 50-60 juta per sertifikat. Kemudian anda akan membayar biaya per tahun sebesar 5-15 jt sebagai biaya surveillance yang dilakukan per tahun.

Nah kira – kira gitu, selamat bersertifikat dan selamat bernarsis ria dengan sertifikat ISO 9001:2008 anda :)

wrote by zulkhaidarsyah with spirit 4 share
Semua Ilmu adalah Milik ALLAH semata..kekurangan ilmu adalah semata2 karena keterbatasan kemampuan kami

TRIP CONSULTANT

Prosedur Wajib dalam ISO 14001:2004

7 Tools : Dasar Statistika Kualitas

OHSAS 18001:2007 Sistem Manajemen Keselamatan Kerja

Penerapan Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14000 (bg 3 dr 3 post)

Penerapan Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14000 (bg 2 dr 3 post)

Selamat Tahun Baru 2011 ~~ review n planning~~

Penerapan Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14000 (bg I dari 3 post)

Management Review / Tinjauan Manajemen

Metode Integrasi Sistem ISO (bagian 2 dari 2)

Metode Integrasi Sistem ISO (bagian 1 dari 2)

Sistem Manajemen Keamanan Pangan ISO 22000:2005 Klausul 8 (Bagian V)

Sistem Manajemen Keamanan Pangan ; Klausul 7 ISO 22000:2005 (Bagian IV.3)

Sistem Manajemen Keamanan Pangan ; Klausul 7 ISO 22000:2005 (bagian IV.2)

Sistem Manajemen Keamanan Pangan; ISO 22000:2005 Klausul 7 (bagian IV-1)

Sistem Manajemen Keamanan Pangan; ISO 22000:2005 Klausul 6 (bagian III)

Sistem Manajemen Keamanan Pangan; ISO 22000:2005 Klausul 1-5 (bagian II)

Sistem Manajemen Keamanan Pangan ISO 22000:2005 (Bagian I)

Persyaratan Sistem Manajemen Keamanan Pangan ISO 22000:2005

(Belajar Sistem Manajemen ISO : ISO 9000). ISO 9000 for dummies !!!! (8)Continuous Improvement sebagai bukti manfaat ISO 9000

(Belajar Sistem Manajemen ISO : ISO 9000). ISO 9000 for dummies !!!! (7)Udah selesai?? Yuk kita sertifikasi system kita biar dikenal orang banyak

Selamat Tahun Baru 2011 review n planning